Prøvebalance | Eksempel | Format

Prøvebalancen og dens rolle i regnskabsprocessen

Prøvesaldoen er en rapport, der køres ved afslutningen af ​​en regnskabsperiode, der viser den endelige saldo i hver hovedbankskonto. Rapporten bruges primært til at sikre, at summen af ​​alle debiteringer svarer til summen af ​​alle kreditter, hvilket betyder, at der ikke er nogen ubalancerede posteringer i regnskabssystemet, der gør det umuligt at generere nøjagtige årsregnskaber. Prøvesaldo ved udgangen af ​​året efterspørges typisk af revisorer, når de begynder en revision, så de kan overføre kontosaldi på rapporten til deres revisionssoftware; de kan bede om en elektronisk version, som de lettere kan kopiere til deres software.

Selv når debiterings- og kreditsummen, der er angivet på prøvebalancen, er lig med hinanden, betyder det ikke, at der ikke er nogen fejl på de konti, der er anført i prøvebalancen. For eksempel kunne en debet have været indtastet på den forkerte konto, hvilket betyder, at debetbeløbet er korrekt, selvom en underliggende kontosaldo er for lav, og en anden saldo er for høj. For eksempel registrerer en ekspeditør, der skal betales, en leverandørfaktura på $ 100 med en debet for leveringsomkostninger og en kredit på $ 100 til kontoen for gældsforpligtelse. Debiteringen skulle have været på forsyningskontoens udgiftskonto, men prøvebalancen viser stadig, at det samlede beløb for debet svarer til det samlede antal kreditter.

Prøvebalancen kan også bruges til manuelt at udarbejde regnskaber, men med den overvejende brug af edb-regnskabssystemer, der opretter udsagnene automatisk, bruges rapporten sjældent til dette formål. Der er faktisk ikke længere behov for at bruge prøvebalancerapporten i regnskabsmæssige operationer.

Når prøvebalancen først udskrives, kaldes den den ujusterede prøvebalance. Derefter kaldes rapporten den justerede prøvebalance, når regnskabsteamet retter eventuelle fundne fejl og foretager justeringer for at bringe regnskabet i overensstemmelse med en regnskabsramme (såsom GAAP eller IFRS). Den justerede prøvebalance udskrives typisk og opbevares i ultimo bogen, som derefter arkiveres. Endelig kaldes rapporten efter prøveperioden, efter at perioden er lukket.

Prøvebalancen er strengt taget en rapport, der er udarbejdet fra regnskaberne. Da justering af poster kan foretages som et resultat af gennemgang af rapporten, kan det dog siges, at regnskab med prøvebalance omfatter den justeringsproces, der konverterer en ujusteret prøvebalance til en justeret prøvebalance.

Hvis der er datterselskaber i en organisation, der rapporterer deres resultater til et moderselskab, kan moderselskabet anmode om en afslutning på prøvebalance fra hvert datterselskab, som den bruger til at udarbejde konsoliderede resultater for hele virksomheden.

Hovedbogen er den rapport, der foretrækkes af interne revisorer, da den også viser de detaljerede transaktioner, der omfatter den endelige saldo, eller i det mindste peger mod det relevante underledger, der indeholder denne information. Dette yderligere detaljeringsniveau afslører aktiviteten på en konto i en regnskabsperiode, hvilket gør det lettere at foretage forskning og få øje på mulige fejl.

Trial Balance Format

Den oprindelige prøvebalancerapport indeholder følgende kolonner:

  1. Kontonummer

  2. Kontonavn

  3. Afslutning af debitsaldo (hvis nogen)

  4. Afslutning af kreditsaldo (hvis nogen)

Hver linjepost indeholder kun slutbalancen på en konto. Alle konti, der har en slutbalance, er angivet i prøvebalancen; Normalt blokerer regnskabssoftwaren automatisk alle konti, der har en nul saldo, fra at blive vist i rapporten.

Den justerede version af en prøvebalance kan kombinere debet- og kreditkolonnerne i en enkelt kombineret kolonne og tilføje kolonner for at vise justeringsposter og en revideret slutbalance (som det er tilfældet i det følgende eksempel).

Eksempel på en prøvebalance

Følgende eksempel på prøvebalance kombinerer debet- og kredit-totalerne i den anden kolonne, så den samlede saldo for det samlede beløb er (og skal være) nul. Justering af poster tilføjes i den næste kolonne, hvilket giver en justeret prøvebalance i den yderste højre kolonne.

ABC International

Prøvebalance

31. august 20XX