Udgiftscyklus

Udgiftscyklussen er det sæt af aktiviteter, der er relateret til erhvervelse og betaling for varer og tjenester. Disse aktiviteter inkluderer bestemmelse af, hvad der skal købes, indkøb af aktiviteter, modtagelse af varer og betalinger til leverandører. Meget af input til udgiftscyklussen kommer fra salgscyklussen, hvor indkøbskrav styres af mængden og typen af ​​kundeordrer.

Udgiftscyklussen består af flere forskellige komponenter, herunder rekvisition af varer og tjenester, valg af leverandør, bestilling af varer og tjenester, deres modtagelse og efterfølgende betaling for dem. Hele udgiftscyklussen indeholder følgende aktiviteter:

  1. Bestem hvilke varer og tjenester, der skal bestilles. De fleste varer, der skal bestilles, er nødvendige i produktionsprocessen. For at gøre dette beregner systemet de komponenter, der skal være til rådighed til planlagt produktion, og fratrækes til rådighed og ikke-tildelte råvarer for at nå frem til de beløb, der skal erhverves. Alternativt, hvis varer eller tjenester er nødvendige for en salgs- eller administrationsfunktion, udfylder brugeren en rekvisitionsformular, der beskriver hendes krav og videresender den til indkøbsafdelingen.

  2. Når varer købes til løbende produktion, vil systemet præsentere indkøbspersonalet med en foreløbig indkøbsordre ved hjælp af den foretrukne leverandør, der er angivet i lagermappen for hver vare, der skal købes. Indkøbspersonalet gennemgår og godkender disse ordrer, som derefter enten sendes elektronisk direkte til leverandører eller udskrives og sendes til dem.

  3. Når der anmodes om ikke-standardiserede varer og tjenester, undersøger indkøbspersonalet mulige leverandører, vælger den bedste og udsteder en indkøbsordre.

  4. Når varer modtages, får den modtagende afdeling adgang til åbne indkøbsordrer i systemet og indtaster de modtagne mængder.

  5. Når leverandørfakturaer modtages, bliver de logget ind i systemet af det regnskabsmæssige personale. Systemet sammenligner derefter disse fakturaer med de godkendende indkøbsordrer og modtagelse af oplysninger for at afgøre, om fakturaerne kan betales. Der kan være en betydelig mængde manuel afstemning på dette stadium. Resultatet er et sæt fakturaer, der er godkendt til betaling.

  6. Systemet planlægger betalinger til leverandører baseret på de forudbestemte betalingsbetingelser med hver enkelt. Når en planlagt betalingsdato ankommer, behandler systemet en batch af betalinger, som enten vil være i form af elektroniske pengeoverførsler eller checks.