Sådan oprettes et regnskabssystem

Et regnskabssystem betaler en virksomheds regninger på en organiseret måde. Målene med dette system er at foretage betalinger rettidigt og at betale de korrekte beløb til de rigtige leverandører. Følgende trin kan bruges til at opsætte et sådant system:

  1. Vælg software . Køb en bogført softwarepakke, der indeholder hylde, der indeholder et modul, der skal betales til regnskab. Se efter sådanne standardfunktioner som muligheden for at oprette standardbetalingsoplysninger for hver leverandør, få øje på duplikatfakturaer, drage fordel af rabatter ved tidlig betaling og foretage elektroniske betalinger.

  2. Opret leverandører . Indtast i leverandørens hovedfil i softwaren de navne, adresser, betalingsbetingelser og standardregnskabsudgiftskonti, der gælder for hver leverandør.

  3. Indtast fakturaer . Indtast hver faktura i det regnskabssystem, der skal betales. Dette inkluderer også indtastning af fakturadato (ikke datoen for modtagelse) og det skyldige beløb.

  4. Godkend fakturaer . Opret et system for enten at have ledere individuelt godkendt hver leverandørfaktura, når den ankommer, eller brug negative godkendelser, hvor ledere kun skal underrette leverandørens personale, hvis de ikke godkender en betaling. Et workflow-styringssystem kunne integreres i systemet for at spore status for godkendelser.

  5. Planlæg betaling . Udfør en testkørsel for at udskrive fra softwaren en liste over alle fakturaer, der skal betales, og kontroller, at rapporten inkluderer alle fakturaer, der skal betales inden for det valgte datointerval.

  6. Test en kontrolkørsel . Afkryds i softwaren alle godkendte betalinger, og udskriv en batch af checks for at betale for disse fakturaer. Sørg for, at systemet kun betaler de valgte checks.

  7. Underskriv kontrol . Udpeg en person til at være den primære kontrolunderskriver, såvel som en anden person, der skal være reservekontrolunderskriver. Informer disse mennesker om deres pligter ved at undersøge sikkerhedskopieringsdokumentationen, der er knyttet til hver check.

De foregående trin dækker de grundlæggende handlinger, der er involveret i, hvordan man behandler gæld gennem et regnskabssystem. Følgende yderligere emner kan indarbejdes i det:

  • Tre-vejs matchning . Det kan være nødvendigt at have en gældsmedarbejder, der matcher leverandørfakturaer til virksomhedens relaterede indkøbsordrer og eventuelle modtagende dokumenter. Denne matchning kan være nødvendig for at sikre, at virksomheden kun betaler for korrekt autoriserede og modtagne varer.

  • Omkostningsrapporter . Opret et system, der kræver, at medarbejderne indsender udgiftsrapportformularer, hvortil der vedlægges kvitteringer for alle varer, de har købt. Dette system kan omfatte et sæt rejsepolitikker, der styrer, hvilke udgifter der refunderes.

  • Indkøbskort . Oprette et system, hvorunder udstedelseskort udstedes til et udvalg af medarbejdere, der har tilladelse til at foretage køb med kortene på vegne af virksomheden. Inkluder procedurer til gennemgang af kortopgørelserne for fejl og aflevering af fuldstændigt gennemgåede erklæringer til gældspersonalet til betalingsbehandling.

Det kan også være nødvendigt at tilføje et udvalg af kontroller til gældssystemet for at reducere risikoen for overdrevne betalinger.