Kontrol tilgodehavender

Kontrol med tilgodehavender begynder virkelig med den oprindelige oprettelse af en kundefaktura, da du skal minimere flere problemer under oprettelsen af ​​en tilgodehavende, før du kan have et omfattende sæt kontrol over dette nøgleaktiv. Kontroller spænder derefter over korrekt vedligeholdelse af tilgodehavender og deres eliminering gennem enten betalinger fra kunder eller generering af kreditnotaer. De vigtigste kontroller, der skal overvejes, er:

  • Kræv kreditgodkendelse inden forsendelse . Du har problemer med at indsamle tilgodehavender, hvis en ordre sendes til en kunde med en dårlig kreditvurdering. Kræv derfor signeret godkendelse fra kreditafdelingen på alle salgsordrer over et bestemt dollarbeløb.
  • Bekræft kontraktbetingelser . Hvis der er usædvanlige betalingsbetingelser, skal du kontrollere dem, før du opretter en faktura. Ellers vil tilgodehavender indeholde fakturaer, som kunder nægter at betale.
  • Korrekturlæsede fakturaer . Hvis en faktura for et stort dollarbeløb indeholder en fejl, kan kunden tilbageholde betalingen, indtil du sender en revideret faktura. Overvej at kræve korrekturlæsning af større fakturaer for at mindske dette problem.
  • Godkend kreditnotaer . Folk, der har adgang til indgående kundebetalinger, kan opfange indgående kontanter og derefter oprette en kreditnota, der dækker deres spor. Et skridt i forebyggelsen af ​​dette problem er at kræve en formel godkendelse af en leder for kreditnotaer, som derefter verificeres på et senere tidspunkt af det interne revisionspersonale. Tag ikke denne kontrol ekstremt, og kræv godkendelse af ekstremt små kreditnotaer - lad regnskabspersonalet oprette små uden godkendelse, bare for at rydde op i små resterende kontosaldoer.
  • Begræns adgang til faktureringssoftwaren . Som netop bemærket kunne nogen opfange indgående betalinger fra kunder og skjule tyveriet med en kreditnota. Du skal adgangskodebeskytte adgang til faktureringssoftwaren for at forhindre ulovlig generering af kreditnotaer.
  • Segregerede opgaver . Som netop nævnt skal ingen være i stand til at håndtere indgående kundebetalinger og oprette kreditnotaer, ellers vil de være i stand til at tage pengene og dække deres spor med kreditnotaer. Tildel derfor disse opgaver til forskellige mennesker.
  • Gennemgå tilgodehavende journalposteringer . Transaktioner med tilgodehavender gennemgår næsten altid en salgsjournal i regnskabssoftwaren, der genererer sine egne regnskabsposter. Derfor bør der næsten aldrig være en manuel journalføring på den tilgodehavende konto. Du bør undersøge disse poster nøje.
  • Revidere fakturapakker . Når fakturaer er afsluttet, skal der være en pakke i filen, der indeholder salgsordren, kreditautorisationen, konnossementet og en fakturakopi. Den interne revisionspersonale bør gennemgå et udvalg af disse pakker for at kontrollere, at faktureringskontoret korrekt gennemgik alt det understøttende papirarbejde og korrekt genererede en faktura.
  • Match faktureringer med forsendelsesloggen . Det er muligt, at varer sendes uden en tilsvarende faktura eller omvendt. For at opdage disse situationer skal den interne revisionspersonale sammenligne faktureringer med forsendelsesloggen og undersøge eventuelle forskelle.
  • Kontroller anvendelsen af ​​kontante kvitteringer . Regnskabspersonalet kan forkert anvende kontantindtægter på åbne fakturaer, måske ikke engang anvende dem på de rigtige kunders konti. Lad det interne revisionspersonale med jævne mellemrum spore et udvalg af kontante kvitteringer til kundefakturaer for at kontrollere korrekt anvendelse af kontanter.

Disse poster udgør de grundlæggende kontrolfunktioner. En virksomhed med et specialiseret tilgodehavendesystem skal muligvis implementere yderligere kontroller eller har muligvis ikke brug for nogle af de poster, der er anført her.