Kontantkupon

En kontantkupon er en standardformular, der bruges til at dokumentere en kontant betaling. Når nogen ønsker at hæve kontanter fra den små kontante fond, udfylder den pågældende kontantkupon for at angive årsagen til udbetalingen og modtager kontanter fra depotmanden til gengæld. Hvis den person, der anmoder om kontanter, gør det, fordi han eller hun ønsker refusion for en udgift, de allerede har betalt for af deres egne midler, skal de også hæfte den relevante kvittering fra den oprindelige købstransaktion til kontantkuponen. Kuponerne opbevares derefter som regnskabsoptegnelser.

Den kontante depot bruger kontantkuponen til at afstemme pengekassafonden. Ved at sammenlægge alle kontante konti med de beløb, der er angivet på kontokuponerne, skal summen svare til det udpegede kontantbeløb for småpenge-fonden.

Kontokuponformularen skal indeholde plads til kontantmodtagerens navn, personens initialer, det udbetalte kontantbeløb, datoen, årsagen til udbetalingen og den kontokode, som udbetalingen skal opkræves til. Formularerne kan også nummereres på forhånd for at sikre, at der er taget højde for alle formularer.

Den interne revisionspersonale kan planlægge en gennemgang af kontantkuponer for at se, om de refunderede poster overholder virksomhedens politik for mindre kontant brug.