Forskellen mellem en journal og en hovedbog

Journaler og hovedbøger er, hvor forretningstransaktioner registreres i et regnskabssystem. I det væsentlige lagres information på detaljeret niveau for individuelle transaktioner i en af ​​flere mulige tidsskrifter, mens oplysningerne i tidsskrifterne derefter opsummeres og overføres (eller bogføres) til en hovedbog. Udstationeringsprocessen kan finde sted ganske ofte eller kan være så sjælden som ved udgangen af ​​hver rapporteringsperiode. Oplysningerne i hovedbogen er det højeste niveau af informationsaggregering, hvorfra der produceres prøvebalancer og regnskaber.

Typisk vil en bruger af finansiel information gennemgå de sammenfattede oplysninger, der er gemt i en hovedbog, måske ved hjælp af ratio-analyse eller trendanalyse, for at finde uregelmæssigheder, der kræver yderligere undersøgelse. De henviser derefter til de underliggende journaloplysninger for at få adgang til detaljerne i, hvad der udgør oplysningerne i hovedbogen (hvilket kan resultere i en endnu mere detaljeret undersøgelse af bilag). Således kan oplysninger rulles fra tidsskrifter til hovedbøger for at udarbejde regnskaber og rulles tilbage for at undersøge individuelle transaktioner.

Der kan være flere tidsskrifter, der hver især beskæftiger sig med områder med stort volumen, såsom købstransaktioner, kontantindtægter eller salgstransaktioner. Mindre hyppige transaktioner, såsom afskrivningsposter, grupperes normalt i den almindelige journal.

Information registreres i tidsskrifter i kronologisk rækkefølge efter individuel transaktion, hvilket gør det lettere at sortere information og finde de specifikke emner, som brugerne har brug for. Oplysninger registreres i en hovedbog i et antal konti, der typisk sorteres i følgende rækkefølge:

  • Aktivkonti

  • Ansvarskonti

  • Aktiekonti

  • Indtægtskonti

  • Omkostningskonti

I et edb-regnskabssystem kan begreberne tidsskrifter og hovedbøger måske ikke engang bruges. I en mindre organisation kan brugerne tro, at alle deres forretningstransaktioner registreres i hovedbogen uden opbevaring af oplysninger i en journal. Virksomheder med massiv transaktionsvolumen kan stadig bruge systemer, der kræver adskillelse af information i tidsskrifter. Således er begreberne noget muddied i et edb-miljø, men holder det stadig i et manuelt bogføringsmiljø.