Købsdagbog

En indkøbsjournal er en journal på datterselskab, hvori der gemmes oplysninger om købstransaktioner. Denne journal findes mest i et manuelt regnskabssystem, hvor det er nødvendigt at forhindre køb af store mængder fra at overvælde hovedbogen. Alle typer køb foretaget på kredit registreres i indkøbsjournalen, herunder følgende:

  • Kontorartikler

  • Tjenester

  • Varer erhvervet til videresalg

Enhver transaktion, der er indgået i indkøbsjournalen, indebærer en kredit til kontoen, der skal betales, og en debitering på den udgifts- eller aktivkonto, som et køb vedrører. For eksempel vil debitering i forbindelse med køb af kontorartikler være på konto for leveringsomkostninger. Journalen inkluderer også registreringsdatoen, navnet på den leverandør, der betales, en kildedokumentreference og fakturanummeret. Valgfri tilføjelse til dette grundlæggende sæt information er betalingsfristen og det godkendende indkøbsordrenummer.

Med jævne mellemrum og senest ved udgangen af ​​hver rapporteringsperiode opsummeres oplysningerne i indkøbsjournalen og bogføres til hovedbogen. Dette betyder, at de køb, der er angivet i hovedbogen, kun er på det mest aggregerede niveau. Hvis en person undersøgte detaljerne i et køb, ville det være nødvendigt at gå tilbage til indkøbsjournalen for at finde en henvisning til kildedokumentet.