Forskudssystemet

Forudbetalingssystemet er et regnskabssystem til udbetaling og efterfølgende genopfyldning af små kontanter. Små kontanter er en lille kontantreserve, der opbevares på stedet på et forretningssted til tilfældige kontante behov. Forudbetalingssystemet er designet til at tilvejebringe en rudimentær manuel metode til sporing af små kontantsaldoer og hvordan kontanter bruges. De væsentlige træk ved et forskudssystem er:

  • Et fast kontantbeløb tildeles en mindre kontant fond, som er angivet på en separat konto i hovedbogen.

  • Alle kontante fordelinger fra små kontante fonde dokumenteres med kvitteringer.

  • Kvitteringer for udbetaling af små kontanter anvendes som basis for periodiske påfyldninger af små kontante fonde.

  • Afvigelser mellem forventede og faktiske fondsbalancer gennemgås og undersøges regelmæssigt.

I det væsentlige indregnes udgifter, når der foretages nye kontante genopfyldninger til den små kontante fond fra virksomhedskontokontoen. Når der betales kontanter fra checkkontoen, er posten en debitering af de forskellige udgifter, som kvitteringerne leveres af den mindre kontante depotmand, og en kredit til kontantkontoen.

Medmindre mængden af ​​kontanter, der er tildelt den lille kontante fond, ændres bevidst, er der ingen grund til, at der nogensinde skulle være en ny post på kontoen, der blev brugt til at dokumentere den mindre kontantsaldo, da alle små kontante genopfyldninger kommer fra virksomhedskontokontoen.

Hovedfunktionen i dette system er behovet for at dokumentere alle udgifter. Dette er en glimrende måde at opretholde et højt niveau af kontrol over kontante udbetalinger på.

Forskudssystemet falder i popularitet, da mange virksomheder foretrækker at bruge virksomhedens kreditkort til tilfældige køb, eller hvis medarbejderne betaler kontant og derefter ansøger om refusion gennem ordningen for godtgørelse af virksomhedens omkostninger. Forskudsystemet kan også forårsage kontant lækage fra en virksomhed, enten gennem tyveri af kontanterne eller fordi depotmanden ikke gør et ordentligt job med at registrere udbetalinger.