Registrering af regnskabstransaktioner

Når en regnskabstransaktion finder sted, kan den registreres i en organisations bøger på en række måder. Følgende punkter viser de mest almindelige tilgængelige metoder:

  • Journalposter. Den mest basale metode, der bruges til at registrere en transaktion, er journalføringen, hvor regnskabsføreren manuelt indtaster kontonumre og debiteringer og kreditter for hver enkelt transaktion. Denne tilgang er tidskrævende og udsat for fejl og er derfor normalt forbeholdt justeringer og specielle poster. I de følgende punkter betragtes de mere automatiserede tilgange, der anvendes i regnskabssoftware til at registrere de mere almindelige regnskabstransaktioner.

  • Modtagelse af leverandørfakturaer . Når der modtages en leverandørfaktura, logger regnskabsføreren den ind i det tilgodehavende modul i regnskabssoftwaren. Modulet opretter automatisk en journalpost, der debiterer den relevante udgift eller aktivkonto og krediterer den gældskonto, der skal betales.

  • Udstedelse af leverandørfaktura . Når der skal oprettes en faktura for en kunde, indtaster regnskabsføreren de relevante oplysninger om pris, enhedsmængde og gældende moms i faktureringsmodulet i regnskabssoftwaren. Modulet opretter automatisk en journalpost, der debiterer enten kontanter eller den tilgodehavende konto og krediterer salgskontoen. Der kan også være en kredit på omsætningsafgiftskontoen.

  • Udstedelse af leverandørbetalinger . Når leverandører er betalt, kontrollerer regnskabsføreren de fakturanumre, der skal betales, i modulet til betalingspligt i regnskabssoftwaren. Softwaren udskriver derefter checks eller udsteder elektroniske betalinger, samtidig med at den debiterer kontoen, der skal betales, og krediterer kontantkontoen.

  • Udstedelse af lønsedler . Når medarbejdere skal betales, indtaster regnskabsføreren alle medarbejderes lønsatser og arbejdstid i lønmodulet i regnskabssoftwaren. Modulet opretter automatisk en journalpost, der debiterer kompensations- og lønningsafgiftskontiene og krediterer kontanter. Dette kan være ret kompliceret, da det også kan adressere garneringer og andre fradrag og separat registrere flere typer lønskat.

Disse registreringsmetoder skaber alle poster i hovedbogen, ellers i en datterselskab, der derefter ruller ind i hovedbogen. Derefter aggregeres transaktionerne i årsregnskabet.