Tre-vejs matchning

Trevejsmatchning er en betalingsverifikationsteknik, der sikrer, at en leverandørfaktura er gyldig. Når leverandørafdelingen modtager en faktura fra en leverandør, matcher den følgende oplysninger:

  • Oplysningerne på leverandøren faktureres til en kopi af den relaterede indkøbsordre, der er videresendt til den af ​​indkøbsafdelingen. Indkøbsordren angiver den mængde og pris, som virksomheden accepterer at købe de varer eller tjenester, der er angivet på leverandørens faktura.

  • Leverandøren fakturerer modtagende dokumentation videresendt til regnskabsafdelingen af ​​den modtagende afdeling for at sikre, at varerne er modtaget, at de er i den korrekte mængde og i god stand.

Begrebet "trevejsmatch" refererer således til at matche tre dokumenter - fakturaen, indkøbsordren og den modtagende rapport - for at sikre, at en betaling skal foretages. Proceduren bruges til at sikre, at kun godkendte køb refunderes og derved forhindre tab på grund af svig og skødesløshed.

Hvis denne trevejsmatch afslører, at leverandørfakturaen er i god orden, behandler det regnskabsmæssige personale fakturaen til betaling. Hvis ikke, kontakter personalet leverandøren angående eventuelle problemer, de har fundet, hvilket kan resultere i udstedelse af en revideret faktura eller måske en kreditnota fra leverandøren.

Tre-vejs match konceptet har problemer. Det er meget arbejdskrævende, og det kan være svært at samle de krævede oplysninger, hvilket kan resultere i forsinkede betalinger, mens det regnskabsmæssige personale søger efter manglende information. Forsinkelser kan irritere leverandører og forhindre også en virksomhed i at tage rabatter ved tidlig betaling. Du kan gøre trevejsmatchning mere effektiv ved at:

  • Ekskl. Mindre dollar og tilbagevendende fakturaer fra matchningskravet.

  • Tilladelse af, at personalet til regnskab skal godkende fakturaer, hvis de priser og enheder, der er anført i leverandørfakturaen, ligger inden for få procent af de beløb, der er angivet i indkøbsordren.

Der er også automatiserede trevejs-matchende løsninger til rådighed, der kræver brug af fuldt integrerede virksomhedsressourceplanlægningssystemer, men selv disse løsninger vil sparke nogle transaktioner, som den automatiske løsning mislykkes for, hvilket kræver manuel undersøgelse af uoverensstemmelser. Disse automatiserede systemer er så dyre, at de ikke er en bæredygtig løsning for mindre virksomheder.