Lockbox-system

En låsekasse er en bankdrevet postadresse, hvortil en virksomhed instruerer sine kunder om at sende deres betalinger. Banken åbner den indgående post, deponerer alle modtagne midler på virksomhedens bankkonto og scanner betalingerne og eventuelle overførselsoplysninger. De scannede billeder sendes til et sikkert websted, hvor virksomhedens regnskabspersonale kan få adgang til billederne for at anvende betalinger på udestående tilgodehavender.

Et låsekassesystem er et arrangement af flere låsekasser, der er strategisk placeret nær geografiske klynger af virksomhedskunder, så den samlede posttid fra kunderne til låsekasserne minimeres. Et lockbox-system tilskyndes af banker, der tjener et fast månedligt gebyr for hver lockbox samt et servicegebyr for hver betaling, der behandles. For eksempel kan et firma i Boston vælge at have låsekasser i Chicago, Los Angeles, Houston og Miami for at reducere postfloden for betalinger foretaget fra kunder i nærheden af ​​disse byer.

Banker leverer en periodisk gennemgangstjeneste for at matche de adresser, hvorfra kunder udsteder deres betalinger til lockbox-placeringer, for at se om lockbox-konfigurationen er optimeret. Hvis ikke, flyttes låsekasser til flere kundecentrerede placeringer, og kunder får besked om at ændre deres remitteringsadresser til de nye placeringer. Kontinuerligt skiftende lockbox-placeringer anbefales ikke, da det irriterer kundernes betalte medarbejdere, som skal fortsætte med at opdatere betalingsadresserne i deres computersystemer.

Et lockbox-system er en glimrende måde at reducere mail float for en større virksomhed, der har en national eller international kundebase. Det er sjældent nødvendigt for et mindre firma med en lokal kundebase at bruge mere end en enkelt låsekasse i en lokal bank, da enhver reduktion i mail float mere end opvejes af de relaterede bankgebyrer.

Da betalingsmetoden gradvist skifter væk fra checks og til fordel for elektroniske betalinger, vil behovet for lockbox-systemer sandsynligvis falde.