Kildedokumenter

Kildedokumenter er det fysiske grundlag, hvorpå forretningstransaktioner registreres. Kildedokumenter opbevares typisk til brug som bevis, når revisorer senere gennemgår en virksomheds årsregnskab og har brug for at kontrollere, at transaktioner faktisk er sket. De indeholder normalt følgende oplysninger:

  • En beskrivelse af en forretningstransaktion

  • Datoen for transaktionen

  • Et bestemt beløb

  • En bemyndigende underskrift

Mange kildedokumenter er også stemplet for at angive en godkendelse, eller hvorpå den aktuelle dato eller de konti, der skal bruges til at registrere den underliggende transaktion, nedskrives.

Et kildedokument behøver ikke at være et papirdokument. Det kan også være elektronisk, såsom en elektronisk registrering af de timers arbejdstid, som en medarbejder har indgået i en virksomheds tidtagningssystem via en smartphone.

Eksempler på kildedokumenter og deres relaterede forretningstransaktioner, der vises i regnskabet, er:

  • Kontoudtog . Dette indeholder en række justeringer af en virksomheds bogførte saldo på kontanter, som virksomheden skal henvise til for at bringe sine optegnelser i overensstemmelse med bankens.

  • Kassettebånd . Dette kan bruges som bevis for kontant salg, som understøtter registreringen af ​​en salgstransaktion.

  • Kvittering med kreditkort . Dette kan bruges som bevis for udbetaling af midler fra små kontanter.

  • Lockbox- kontrolbilleder . Disse billeder understøtter registrering af kontante kvitteringer fra kunder.

  • Emballageseddel . Dette beskriver de varer, der sendes til en kunde, og understøtter således registreringen af ​​en salgstransaktion.

  • Salgsordre . Dette dokument kan sammen med en konnossement og / eller pakkeliste bruges til at fakturere en kunde, hvilket igen genererer en salgstransaktion.

  • Leverandørfaktura . Dette er et kildedokument, der understøtter udstedelse af en kontant, check eller elektronisk betaling til en leverandør. En leverandørfaktura understøtter også registrering af en udgift, lagerbeholdning eller anlægsaktiver.

  • Tidskort . Dette understøtter udstedelse af en lønseddel eller elektronisk betaling til en medarbejder. Hvis medarbejdernes timer faktureres til kunder, understøtter det også oprettelse af kundefakturaer.

For eksempel er en virksomhed i konsulentbranchen. den akkumulerer timebearbejdet information fra medarbejdernes timesedler, som derefter medtages i kundefakturaer, der igen resulterer i oprettelse af en salgs- og tilgodehavendetransaktion. I denne situation er timesedlen således kildedokumentet for en salgstransaktion.

Der er en række mulige kontroller, der kan bruges til at reducere risikoen for, at kildedokumenter ikke registreres korrekt i et regnskabssystem. En af de mere almindelige kontroller er at forhåndsnummerere dokumenter, så manglende dokumenter er lettere at spore. En anden kontrol er at afstemme saldoen på konti med de understøttende kildedokumenter for at se, om enten nogle dokumenter ikke er registreret, eller om nogle transaktioner, der er registreret i regnskabet, ikke ser ud til at have nogen understøttende kildedokumenter.

Forskellige regler kræver, at nogle kildedokumenter opbevares i en årrække. Det kan også være klogt at opbevare disse dokumenter uanset regler, om kun for at fremlægge bevis i tilfælde af en retssag eller for at give bedre kundeservice. Af disse grunde bør en virksomhed vedtage en dokumentdestrueringspolitik, der strengt kontrollerer makulering eller anden form for eliminering af kildedokumenter, indtil et bestemt antal år er gået.