Sådan afstemmes småpenge

En afstemning af små kontanter er en formel gennemgang af registreringer af små kontanter. Formålet med denne aktivitet er at se, om der har været udokumenterede udbetalinger. Sådanne udbetalinger er et almindeligt problem i små kontanter, hvor der er stor risiko for svig. Da de fleste depotforvaltere ikke er uddannet som revisorer, kan de muligvis registrere udbetalinger forkert. Af disse grunde bør der foretages en regelmæssig afstemning af små kontanter. Gennemgangen kan behandles som en revision, hvilket betyder, at man ikke advarer den kontante depotmand om anmelderens ankomst. Denne mangel på advarsel er nyttig til at opdage depotforvalterens personlige udbetalinger fra den små kontante fond.

Tag følgende skridt for at afstemme små kontanter:

  1. Kontroller den angivne balance. Gennemgå virksomhedens politik for små kontanter, og fastlægg den angivne pengesaldo for den fond, der skal gennemgås. Små kontante fonde kan have forskellige opgørede saldi, da nogle oplever højere transaktionsvolumener end andre.

  2. Få afstemningsformular . Hvis virksomheden bruger en formel afstemningsformular, skal du skaffe en tom kopi og bruge den til at dokumentere følgende trin.

  3. Beregn udtrukne kontanter. Tæl de resterende kontanter i den små kontante fond og træk den fra den angivne saldo for fonden. Resultatet er det beløb, der er trukket ud af fonden.

  4. Resumér kuponer. Sammenlæg de samlede udgifter, der er angivet på hver pengekupon i småkassefonden (oplysningerne kan også komme fra småkassebogen). Træk dette beløb fra det beregnede kontantbeløb, der er trukket ud. Resultatet skal være nul. Hvis der er en restsaldo, er der kontant overskud i fonden. Hvis der er en negativ saldo, er der kontantmangel i fonden.

  5. Undersøg afvigelser. Undersøg eventuelle forskelle mellem det anførte beløb i småpenge og den faktiske sum af kontanter og kuponer. Hvis forskellen er uforklarlig, skal du udfylde en kupon med angivelse af det uforklarlige beløb og opkræve det til en forudbestemt afdelingskonto i hovedbogen.

Det er nyttigt at opkræve uforklarlige forskelle på en udgiftskonto, der er afsat til dette formål. Ved at gøre det er det meget nemmere at spore den kumulative mængde udokumenterede tab over tid. Overvej også at have en politik, der kræver, at det interne revisionspersonale underrettes, hvis størrelsen af ​​en uforklarlig mangel i en pengeservicefond overstiger et bestemt beløb.

Endelig markér små kontante midler til hyppigere afstemninger, hvis du opdager et løbende fejlmønster. Øget gennemgangsfrekvens kan afdække problemer, før væsentlige tab akkumuleres.