Intern lønningskontrol

Generelle lønningskontrol

Overvej at bruge et udvalg af følgende kontrolelementer til næsten alle lønsystemer, uanset hvordan tidtagsoplysninger akkumuleres, eller hvordan ansatte betales:

  • Revision . Få enten interne revisorer eller eksterne revisorer til at foretage en regelmæssig revision af lønfunktionen for at kontrollere, om lønningsbetalinger beregnes korrekt, de ansatte, der betales, stadig arbejder for virksomheden, tidsregistreringer akkumuleres korrekt osv.

  • Skift tilladelser . Tillad kun en ændring af en medarbejders ægteskabelige status, tilbageholdelsestillæg eller fradrag, hvis medarbejderen har indsendt en skriftlig og underskrevet anmodning om, at virksomheden gør det. Ellers er der intet bevis for, at medarbejderen ønskede, at der skulle foretages en ændring. Den samme kontrol gælder for ændringer i lønsatsen, som en manager anmoder om.

  • Skift sporingslog . Hvis du behandler lønning internt med et computeriseret lønmodul, skal du aktivere ændringssporingsloggen og sørge for, at adgang til den kun er tilgængelig via en adgangskodebeskyttet grænseflade. Denne log sporer alle ændringer, der er foretaget i lønsystemet, hvilket er meget nyttigt til sporing af fejlagtige eller falske poster.

  • Fejlkontrol af rapporter . Nogle typer lønningsfejl kan ses ved at køre rapporter, der kun viser varer, der falder uden for den normale fordeling af lønningsresultater. Disse indikerer muligvis ikke alle visse fejl, men sandsynligheden for underliggende fejl er højere for de rapporterede poster. Lønlederen eller en tredjepart, der ikke er involveret i lønningsaktiviteter, skal køre og gennemgå disse rapporter.

  • Omkostningstrendelinjer . Se efter udsving i lønrelaterede udgifter i årsregnskabet, og undersøg derefter årsagerne til udsvingene.

  • Udsted betalingsrapport til tilsynsførende . Send en liste over betalinger til medarbejdere til hver afdelingsvejleder med en anmodning om at gennemgå den for korrekte betalingsbeløb og ukendte navne. De identificerer muligvis betalinger til medarbejdere, der ikke længere arbejder for virksomheden.

  • Begræns adgang til poster . Lås medarbejderfiler og lønningslister op til enhver tid, når de ikke er i brug, for at forhindre uautoriseret adgang. Brug adgangskodebeskyttelse, hvis disse poster er gemt online. Denne forholdsregel er ikke kun at forhindre nogen i at få adgang til en anden medarbejders optegnelser, men også at forhindre uautoriserede ændringer i optegnelser (såsom en lønsats).

  • Adskillelse af pligter . Få en person til at forberede lønningslisten, en anden godkende den, og en anden skal oprette betalinger og derved reducere risikoen for svig, medmindre flere mennesker samarbejder om at gøre det. I mindre virksomheder, hvor der ikke er nok personale til en ordentlig adskillelse af opgaver, skal du i det mindste insistere på, at nogen gennemgår og godkender lønningslisten, før betalinger sendes til medarbejderne.

Lønberegningskontrol

Den følgende liste over mulige kontroller løser problemer som manglende timesedler, forkert arbejdet tid og forkerte lønberegninger. De er:

  • Automatiske tidtagningssystemer . Afhængigt af omstændighederne, overvej at installere et edb-ur. Disse ure har et antal indbyggede kontroller, som f.eks. Kun at give medarbejdere mulighed for at ind- eller ud for deres udpegede skift, ikke tillade overarbejde uden tilsyn med tilsyn og (for biometriske ure) eliminerer risikoen for kompisstansning. Du skal også sende undtagelsesrapporter genereret af disse ure til vejledere til gennemgang.

  • Beregning verifikation . Hvis du manuelt beregner lønningslisten, skal du lade en anden person kontrollere alle beregninger, inklusive arbejdede timer, anvendte lønsatser, skattefradrag og tilbageholdelse. En anden person er mere tilbøjelige til at foretage en omhyggelig undersøgelse end den person, der stammer fra beregningerne.

  • Timer verificeret verifikation . Få altid en vejleder til at godkende arbejdstimer for medarbejdere for at forhindre, at medarbejdere opkræver mere tid, end de faktisk har arbejdet.

  • Match lønregisteret med bilag . Lønregistret viser bruttoløn, fradrag og nettoløn, og det er også et godt resumédokument, hvorfra man kan spore tilbage til bilagene til verifikationsformål.

  • Match tidskort til medarbejderlisten . Der er en betydelig risiko for, at en medarbejder ikke afleverer en timeseddel rettidigt og derfor ikke bliver betalt. For at undgå dette problem skal du udskrive en liste over aktive medarbejdere i begyndelsen af ​​lønbehandling og afkrydse navnene på listen, når du modtager deres timesedler.

  • Bekræftelse af overarbejde . Selv hvis du ikke kræver, at tilsynsførende godkender de arbejdstimer, de ansatte har, skal tilsynsførende i det mindste godkende arbejdet i overarbejde. Der er en lønpræmie forbundet med disse timer, så omkostningerne for virksomheden er højere, ligesom fristelsen for medarbejderne til at kræve dem.

  • Godkendelse af betalingsændring . Overvej at kræve ikke kun en godkendelsessignatur for en lønændring for en medarbejder, men to underskrifter - en af ​​medarbejderens vejleder og en anden af ​​det næste højere niveau af vejleder. Dette reducerer risikoen for hemmeligt samarbejde om at ændre lønsatser.

Tjek betalingskontrol

Når du betaler medarbejdere med checks, er der behov for flere kontroller for at mindske risikoen for svindel og forskellige fejl. Nøglekontrol er:

  • Opdater underskriftstilladelser. Når checkunderskrivere forlader virksomheden, skal du fjerne dem fra den autoriserede checkunderskrivelsesliste og videresende disse oplysninger til banken. Ellers kunne de stadig underskrive virksomhedskontrol.

  • Håndchecks til medarbejderne . Hvor det er muligt, håndchecks direkte til medarbejderne. Dette forhindrer en form for svig, hvor en lønmodtager opretter en check for en spøgelsesmedarbejder og lommer checken. Hvis dette er for ineffektiv kontrol, skal du overveje at fordele checks manuelt lejlighedsvis.

  • Lås ufordelte lønsedler . Hvis du udsteder lønsedler direkte til medarbejderne, og nogen ikke er til stede, skal du låse deres check på et sikkert sted. En sådan check kan ellers stjæles og indløses.

  • Match adresser . Hvis virksomheden mailer checks til sine medarbejdere, skal du matche adresserne på checks til medarbejderadresserne. Hvis mere end en check går til den samme adresse, kan det skyldes, at en lønmodtager dirigerer ulovlige betalinger for falske medarbejdere til hans eller hendes adresse.

  • Kontrol af lønskontrol . Du skal betale medarbejdere fra en separat kontrolkonto og kun finansiere denne konto i størrelsen af ​​de udbetalte checks. Dette forhindrer nogen i svigagtigt at øge beløbet på en eksisterende lønseddel eller oprette en helt ny, da midlerne på kontoen ikke er tilstrækkelige til at betale for den ændrede check.

Du kan finde ud af, at flere kontroller understøtter hinanden, så der er overlappende effekter som følge af flere kontroller. I disse tilfælde kan du muligvis sikkert fjerne nogle få kontroller, idet du ved, at andre kontroller stadig vil mindske risikoen for tab.