Adskillelse af pligter

Begrebet adskillelse af pligter forbyder overdragelse af ansvar til en person for erhvervelse af aktiver, deres forvaring og den tilhørende journalføring. For eksempel kan en person afgive en ordre for at købe et aktiv, men en anden person skal registrere transaktionen i regnskabsregistrene. Ved at adskille pligter er det meget sværere at begå bedrageri, da mindst to personer skal arbejde sammen for at gøre det - hvilket er langt mindre sandsynligt, end hvis en person er ansvarlig for alle aspekter af en regnskabstransaktion.

Eksempler på adskillelse af pligter er:

  • Kontanter . En person åbner konvolutter, der indeholder checks, og en anden person registrerer kontrollerne i regnskabssystemet. Dette reducerer risikoen for, at checks fjernes fra virksomheden og deponeres på en persons egen checkkonto.

  • Tilgodehavender . En person registrerer kontanter modtaget fra kunder, og en anden person opretter kreditnotaer til kunder. Dette reducerer risikoen for, at en medarbejder videresender en indgående betaling fra en kunde og dækker tyveriet med en matchende kredit til kundens konto.

  • Beholdning . En person bestiller varer fra leverandører, og en anden person logger på de modtagne varer i regnskabssystemet. Dette forhindrer den købende i at omdirigere indgående varer til eget brug.

  • Løn . En person kompilerer bruttoløn og nettolønoplysninger for en lønningsliste, og en anden person verificerer beregningerne. Dette holder en lønmodtager fra kunstigt at øge kompensationen for nogle medarbejdere eller fra at oprette og betale falske medarbejdere.

Et problem med pligtopdelingen er, at det er meget mindre effektivt og mere tidskrævende end at have en enkelt person, der er ansvarlig for alle aspekter af en transaktion. Således bør du undersøge kompromisen mellem at øge niveauet for kontrol og reducere effektiviteten, når du beslutter, om du vil gennemføre adskillelse af told i nogle områder. Det er meget muligt, at forbedringen i kontrol ikke er tilstrækkelig til at udligne det reducerede effektivitetsniveau.

En misforståelse om pligtopdelingen er, at det reducerer mængden af ​​regnskabsfejl. Dette sker kun, hvis der er duplikatindtastning af data, eller hvis flere personer verificerer hinandens arbejde. Dette er ikke målet med opdelingen af ​​pligter, der er rettet mod at give visse opgaver til en person og andre opgaver til en anden person - konceptet er ikke designet til dobbeltarbejde, så regnskabsfejl sandsynligvis ikke reduceres .

Lignende vilkår

Opdelingen af ​​pligter er også kendt som pligtopdelingen.