Spøgelseskort

Problemer med firmakøbskort

Mange organisationer tillader deres medarbejdere at bruge personlige kreditkort til at købe varer og tjenester på vegne af virksomheden, som de får godtgørelse for. Denne tilgang udgør en risiko for medarbejderne, da virksomheden måske vælger ikke at godtgøre dem, ellers kan en kontant krise forsinke refusionen. Et højere niveau af sofistikering, der undgår dette problem, er at udstede virksomhedens indkøbskort til nogle medarbejdere, hvilket giver dem mulighed for at foretage visse typer indkøb, som virksomheden betaler for direkte.

Hvis en af ​​disse indkøbsmetoder er tilladt, kan medarbejderne stort set købe alt fra nogen, hvilket kan omgå virksomhedens indkøbsregler for at håndtere en kort liste over foretrukne leverandører. Derudover distribueres indkøbskort typisk kun til en lille gruppe enkeltpersoner, hvilket efterlader alle andre uden en pålidelig indkøbsmetode for mindre varer bortset fra godtgørelse fra virksomheden.

Spøgelseskortet

En tredje købsmulighed, der undgår de problemer, som de to første muligheder præsenterer, er spøgelseskortet. Et spøgelseskort er simpelthen et kreditkortnummer, der er specifikt for hver virksomhedsafdeling, til brug for alle i denne afdeling. Køb foretaget på hvert af disse kort debiteres derefter tilbage til den afdeling, som kortet blev udstedt til.

Ghost card-konceptet gør det lettere at tildele omkostningerne ved købte varer til bestemte afdelinger, samtidig med at flere medarbejdere får adgang til denne indkøbsmulighed. Denne tilgang fremskynder også den hastighed, hvormed virksomheden gøres opmærksom på medarbejderkøb; udgifter, der er afgivet til refusion, videresendes undertiden ikke til konti, der skal betales i flere måneder.

Et spøgelseskort kan endda udstedes til udvalgte leverandører. Disse leverandører opkræver simpelthen kortnummeret på hvert firma køb, der foretages gennem dem, hvilket reducerer det papirarbejde, der normalt ville være forbundet med hvert enkelt køb.

Endelig skal udbyderen af ​​spøgelseskort være i stand til at overføre data om køb foretaget direkte på det system, der skal betales til virksomhedskonti, således at der ikke kræves dataindtastning fra det gældende personale.

En ulempe ved spøgelseskortet er, at tidligere ansatte stadig kan forsøge at bruge det; dette ville ikke være tilfældet, hvis de havde fået udstedt et specifikt indkøbskort, da kortet ville blive trukket tilbage, og dets nummer blev deaktiveret, da de forlod virksomheden.