Definition af udgiftskonto

Udgiftskontokonceptet har to forskellige betydninger. Den ene involverer rejse- og underholdningsudgifter, og den anden er et mere generelt koncept, der identificerer en kontotype. Begge definitioner er angivet nedenfor.

T & E-udgiftskontoen

En udgiftskonto refererer til midler, der betales til en medarbejder, som derefter bruges til rejse- og underholdningsudgifter. Omkostningskontomidler kan betales forud for det tidspunkt, hvor de faktisk bruges på virksomhedsvirksomhed, i hvilket tilfælde midlerne omtales som forskud. Alternativt kan midlerne betales som svar på en medarbejders indgivelse af en udgiftsrapport, i hvilket tilfælde midlerne omtales som refusion. Et forskud registreres oprindeligt som et aktuelt aktiv, mens en refusion straks registreres som en udgift efterhånden som den afholdes. Når en medarbejder fremlægger bevis for, hvordan et forskud blev brugt, indregnes det aktuelle aktiv derefter som en omkostning.

Mængden af ​​kontante betalinger forbundet med en udgiftskonto har tendens til at være størst, når den er knyttet til en medarbejder, der opererer uafhængigt af en virksomheds interne drift, hvoraf det bedste eksempel er en sælger. Disse personer har brug for tilstrækkelig finansiering til at rejse mere, end det er almindeligt for andre medarbejdere.

Konceptet med udgiftskontoen kan misbruges, enten ved at bruge flere midler, end en klog person ville kræve, eller ved at modtage forskud og ikke bruge kontanterne på virksomhedens vegne. Derfor indfører mange virksomheder stram kontrol over brugen af ​​udgiftskonti, herunder brug af udgiftsrapporter, rejsepolitikker, revision af foretagne betalinger og løbende gennemgang af den udestående saldo på forskudskonto.

Udgiftskontotype

Hovedparten af ​​alle konti, der bruges i hovedbogen, er udgiftskonti. Dette er en type midlertidig konto, hvor alle udgifter, som en virksomhed har afholdt i en regnskabsperiode, gemmes. Der kan således være udgiftskonti for bankgebyrer, solgte varer, forsyningsselskaber osv. Disse konti betragtes som midlertidige, for de er nulstillet i slutningen af ​​regnskabsåret for at give plads til registrering af et nyt sæt udgifter i det næste regnskabsår.