Lønprocedure

Behandlingen af ​​lønningslisten kan producere fejl flere steder, hvilket kræver en detaljeret procesflow, der også indeholder flere kontroller. Denne procedure kan bruges til at sikre, at lønningslisten håndteres konsekvent gentagne gange. Den aktuelle procesflow kan variere noget fra nedenstående trin, da der kan være forskelle i forbindelse med brugen af ​​manuelle, edb eller outsourcede lønbehandlingsløsninger. Den mest sandsynlige version af proceduren, herunder ansvar og grundlæggende kontrol, følger:

  1. Opdater medarbejderens hovedfil . Lønbehandleren modtager underretning om ændringer i medarbejderoplysninger, der påvirker behandlingen af ​​lønningslisten, såsom tilbageholdelse af undtagelser og ændringer i lønsatsen. Opdater medarbejderens hovedfil i lønsoftwaren med disse ændringer.

  2. Indstil lønperiode . Kontroller, at lønmodulet er indstillet til den korrekte lønperiode.

  3. Indtast arbejdstid . Indtast antallet af regelmæssige og overarbejde timer, som hver medarbejder har arbejdet i lønsystemet. Hvis virksomheden manuelt beregner lønningslisten, er dette trin og det næste trin ikke nødvendigt. Hvis virksomheden bruger edb-tidsure til at samle sine tidsoplysninger, kan oplysningerne muligvis overføres direkte til lønsoftwaren.

  4. Indtast manuelle betalinger . Indtast beløbene for eventuelle manuelle lønsedler, der endnu ikke er registreret i lønsystemet. Disse kan være lønjusteringer fra tidligere perioder eller betalinger relateret til den første ansættelse eller opsigelse af medarbejdere.

  5. Beregn opsigelsesløn . Beregn manuelt det beløb, der skal betales til enhver medarbejder, der har forladt virksomheden, inklusive deres ubrugte ferietid og fratrædelsesgodtgørelse. Dette involverer normalt kun de ansatte, der har forladt virksomheden frivilligt, da tvangsopsigelser kræver næsten øjeblikkelige betalinger, der normalt falder uden for den normale lønbehandlingsperiode.

  6. Ændre fradrag . Indtast eventuelle ændringer i standardfradrag for medarbejderløn, såsom for lægeforsikring, pynt og velgørenhedsbidrag.

  7. Beregn løn . Få softwaren til at behandle alle lønberegninger for perioden. Hvis virksomheden manuelt beregner løn, skal du bruge skattetabellerne fra de føderale og statslige regeringer til at bestemme det korrekte skattefradrag.

  8. Gennemgå rapporter . Hvis lønninger beregnes enten outsourcet eller bruger lønsoftware, skal du udskrive følgende rapporter og gennemgå de underliggende transaktioner for fejl. Behandl lønningslisten igen, indtil disse problemer er rettet.

    • Rapport om negative fradrag (kan indikere en dataindtastningsfejl eller svindel)

    • Rapport om negative skatter (kan indikere en dataindtastningsfejl eller svig)

    • Foreløbigt lønaregister (det nøgledokument, der bruges til at lokalisere fejl)

    • Sorteret liste over betalte lønninger (fokus på for høje eller lave lønbeløb for at få øje på potentielt unøjagtige arbejdstimer eller lønsatser)

    • Trendlinje for lønudgifter efter afdeling (kan indikere, at løn bliver opkrævet til den forkerte afdeling)

  9. Udsted betalinger . Når analysen af ​​rapporterne ikke viser yderligere fejl, skal du behandle betalinger til medarbejderne.

  10. Rapporter om problemadministration (valgfrit) . Udsted lønrapporter til ledelsen, der er relateret til den netop afsluttede lønningsliste. Eksempler på sådanne rapporter er en tendenslinje for overarbejde for medarbejderen og en trendlinje for kompensationsudgifter efter afdeling.

  11. Sikkerhedskopier data . Når lønningslisten er afsluttet, skal du sikkerhedskopiere de data, der er relateret til den. Hvis lønbehandling behandles outsourcet, håndteres dette af leverandøren. Hvis der bruges intern software, skal du arkivere dataene. Hvis der anvendes et manuelt system, skal du placere lønningslisten i låst lager.

  12. Lås perioden . Lås lønningsperioden ned i lønmodulet for den lige afsluttede periode for at forhindre uautoriserede ændringer. Dette er i det væsentlige det samme som trin 2; ved at låse lønningsperioden ned skifter vi frem til næste lønperiode.

  13. Depositum skat . Depositum lønningsafgift og verificer deres transmission til regeringen. Hvis virksomheden har outsourcet sin lønbehandling, håndteres dette trin af leverandøren.

  14. Gem tidskort . Fil tidskortene nær lønningsafdelingen. Det er meget muligt, at medarbejderne sætter spørgsmålstegn ved deres løn, i hvilket tilfælde de nyeste tidskort skal være let tilgængelige til gennemgang. Efter en måned eller to kan tidskortene flyttes til længerevarende lagring.

  15. Undersøg fejl . Hvis der er problemer med lønbehandling, skal du være sikker på, at medarbejderne finder dem! Undersøg alle stødte transaktionsfejl, og start ændringer for at afbøde deres fortsatte forekomst. Dette kan omfatte ændring af procedurer eller indførelse af nye kontroller.