Konti, der skal betales

Regnskabskontrol bruges til at mindske risikoen for tab i leverandørfunktionen. Gældskontrol aggregeres i tre generelle kategorier, som verificerer virksomhedens forpligtelse til at betale, indtaster gældsdata i computersystemet og betalende leverandører. Kontrollerne er som følger:

Forpligtelse til at betale kontrol

Verifikationen af ​​betalingsforpligtelsen kan gennemføres ved hjælp af en af ​​flere mulige kontroller. De er:

  • Fakturagodkendelse . Den person, der er i stand til at godkende betaling, angiver sin godkendelse af en leverandørfaktura. Dette er dog faktisk en relativt svag kontrol, hvis godkenderen kun ser leverandørfakturaen, da der ikke er nogen måde at fortælle om varerne eller tjenesterne blev modtaget, eller om de priser, der blev opkrævet, var det, virksomheden oprindeligt accepterede. Godkenderen vil muligvis også vide, hvilken hovedbogskonto der vil blive opkrævet. Derfor er det bedre at have det gældende personale først til at samle leverandørfakturaen, godkende indkøbsordre og modtage dokumentation i en pakke og derefter stemple fakturaen med en signaturblok, der inkluderer det kontonummer, der skal opkræves, og derefter have godkenderen gennemgå det. Denne tilgang giver korrekturlæsere et meget komplet sæt information at arbejde med.

  • Godkendelse af indkøbsordre . Indkøbsafdelingen udsteder en indkøbsordre for hvert foretaget køb. Ved at gøre dette godkender indkøbspersonalet i det væsentlige alle udgifter, inden de er foretaget, hvilket kan forhindre, at nogle udgifter nogensinde opstår. Da denne kontrol medfører en betydelig mængde arbejde fra indkøbspersonalet, vil de sandsynligvis bede ansatte om at anmode om varer på en formel indkøbsrekvisition.

  • Gennemfør en trevejskamp . Gældspersonalet matcher leverandørfakturaen med den tilhørende indkøbsordre og bevis for modtagelse, inden betaling godkendes. Denne tilgang overgår behovet for individuel fakturagodkendelse, da godkendelse i stedet er baseret på indkøbsordren. Det er også bedre end kun at godkende baseret på indkøbsordren, da det også bekræfter modtagelsen af ​​varerne. Det er dog også smertefuldt langsomt og kan gå i stykker, hvis der mangler papirarbejde.

  • Manuel duplikationssøgning. Et edb-betalingssystem foretager en automatisk søgning efter duplikatfakturanumre. Dette er en meget vanskeligere indsats i et helt manuelt regnskabssystem. I dette tilfælde kan ekspeditøren søge i leverandørfilen og den ubetalte fakturafil for at se, om en faktura, der lige er modtaget fra en leverandør, allerede er betalt. I mange situationer gør mængden af ​​indgående leverandørfakturaer det så vanskeligt, at det betalt personale opgiver ethvert forsøg på at identificere duplikatfakturaer og blot accepterer, at det lejlighedsvis vil betale for sådanne varer.

Kontrol af dataindtastning

Der er flere måder at sikre, at alle leverandørfakturaer er indtastet i det regnskabssystem, selvom disse kontroller har varierende grad af succes. Kontrollerne er:

  • Optag efter godkendelse . Denne kontrol tvinger det personale, der skal betales, til at kontrollere godkendelsen af ​​hver faktura, inden den indføres i systemet.

  • Optag før godkendelse . Denne kontrol prioriterer betalende leverandører større prioritet end opnåelse af tilladelser til at betale, da hver modtaget faktura registreres i gældssystemet på én gang. Denne kontrol fungerer bedst, hvor indkøbsordrer allerede er brugt til at godkende et køb.

  • Vedtag en faktura nummereringsretningslinje . Måske er det største problem inden for indtastning af gæld data duplikatbetalinger. Dette ser ikke ud til at være et problem, da de fleste virksomheder bruger regnskabssoftware, der automatisk registrerer duplikatfakturaer og forhindrer duplikatbetalinger. Der kan dog være inkonsekvens i, hvordan fakturanumre registreres. F.eks. Registrerer du fakturanummer 0000078234 med de førende nuller eller uden dem? Hvis den samme faktura præsenteres for gældspersonalet to gange, og den registreres som 0000078234 én gang og 78234 næste gang, markerer systemet dem ikke som duplikatfakturaer. Det samme problem opstår med bindestreger i et fakturanummer; et fakturanummer på 1234-999 kunne registreres som 1234-999 eller som 1234999.

  • Match til budget i årsregnskabet . Hvis en leverandørfaktura forkert blev opkrævet til den forkerte afdeling, er det muligt, at en afdelingsleder, der læser årsregnskabet, vil opdage en forskel mellem det opkrævede beløb og budgettet, og det vil bringe emnet til regnskabsafdelingens opmærksomhed.

Betalingskontrol

Hovedparten af ​​nedenstående kontroller vedrører betaling med check, da det stadig er den dominerende betalingsform. Kontrollerne er:

  • Split check udskrivning og signering . En person skal forberede kontroller, og en anden person skal underskrive dem. Ved at gøre dette er der krydstjek på udstedelse af kontanter.

  • Opbevar alle kontroller på et låst sted . Ubrugt checklager skal altid opbevares på et låst sted. Ellers kan checks stjæles og bedragerisk udfyldes og indløses. Dette betyder, at alle signaturplader eller frimærker også skal opbevares på et låst sted.

  • Spor rækkefølgen af ​​de anvendte kontrolnumre . Oprethold en log ind, der er vist det interval af kontrolnumre, der er brugt under en kontrolkørsel. Dette er nyttigt til at afgøre, om nogen kontrol i lageret mangler. Denne log skal ikke opbevares sammen med de lagrede checks, da nogen kan stjæle loggen, samtidig med at de stjæler checks.

  • Kræv manuel kontrolsignering . Et firma kan kræve, at alle checks underskrives. Dette er faktisk en relativt svag kontrol, da få kontrolunderskrivere dykker ned i, hvorfor der udstedes checks, og sjældent sætter spørgsmålstegn ved de betalte beløb. Hvis et firma vælger at bruge en signaturplade eller et stempel i stedet, er det meget vigtigere at have et stærkt indkøbsordresystem; indkøbspersonalet bliver de facto godkendere af fakturaer ved at udstede indkøbsordrer tidligere i betalingsprocessen.

  • Kræv en ekstra checkunderskriver . Hvis mængden af ​​en check overstiger et bestemt beløb, skal du kræve en anden checkunderskriver. Denne kontrol tilsyneladende giver flere seniorniveauer mulighed for at stoppe med at foretage en betaling. I virkeligheden er det mere sandsynligt, at det kun introducerer endnu et trin i betalingsprocessen uden virkelig at styrke kontrolmiljøet.