Sådan udarbejdes en prøvebalance

Det første trin i processen med at oprette regnskaber er at udarbejde en prøvebalance. En prøvebalance udarbejdes ved udgangen af ​​hver rapporteringsperiode. Dette gøres for at samle regnskabsoplysninger, der skal medtages i årsregnskabet. Følg disse trin for at forberede en prøvebalance:

  1. Opret et regneark med otte kolonner med kolonneoverskrifter til kontonummer, kontonavn, debiteringstotal og kreditbeløb. Disse dækker de indledende poster i regnearket. Vi tilføjer de resterende kolonnetitler senere.

  2. For hver hovedbankskonto skal du sammenfatte kontosaldoen, så der er en enkelt slutkontosaldo, der enten er en debet eller en kredit.

  3. Fra og med den første konto i hovedbogen overføres kontonummeret og kontonavnet til prøvebalancearkearket. Hvis slutbalancen på kontoen er en debet, skal du indtaste dette beløb i debiteringskolonnen for den pågældende konto. Hvis slutbalancen er en kredit, skal du indtaste dette beløb i kreditkolonnen for den pågældende konto.

  4. Læg beløbene i debetkolonnen sammen, og læg beløbene i kreditkolonnen. Totalerne skal matche. Hvis ikke, blev en kontosaldo ikke overført til prøvebalancen, eller den blev fremført forkert, eller også er hovedbogen forkert. Løs disse problemer, inden du fortsætter.

  5. Føj titler til den femte og sjette kolonne i regnearket, som er beregnet til justering af debiteringer og justering af kreditter. Brug disse kolonner til at indtaste eventuelle justeringsposter. Disse justeringer gælder normalt for periodiserede poster for enten at udsætte eller fremskynde indregningen af ​​udgifter.

  6. Føj titler til syvende og ottende kolonne på regnearket, som er beregnet til de endelige debiteringstotaler og endelige kreditvurderinger. Posterne i denne kolonne er de oprindelige debiteringer og kreditter plus eller minus de justerende poster.

  7. Læg beløbene op i den sidste debetkolonne, og læg beløbene op i den sidste kreditkolonne. Totalerne skal matche. Hvis ikke, blev en justeret kontosaldo ikke fremført korrekt. Løs disse problemer, inden du fortsætter.

Prøvebalancen er nu klar til brug i udarbejdelsen af ​​regnskabet. Det er meget muligt, at de foreløbige årsregnskaber, der er afledt af denne prøvebalance, vil kræve yderligere justeringer, i hvilket tilfælde de yderligere ændringer foretages i de justerende postkolonner, og der oprettes nye årsregnskaber.

Der er ikke behov for en prøvebalance i et edb-regnskabssystem, da softwaren automatisk udarbejder regnskabet ud fra oplysningerne i hovedbogen; der er ikke noget mellemtrin for også at udarbejde en prøvebalance.