Regnskabssystem design

Design af regnskabssystemer

Regnskabssystemet er i det væsentlige en database med oplysninger om forretningstransaktioner. Den primære anvendelse af en database er som en kilde til information, så regnskabssystemet skal designes på en måde, der er omkostningseffektiv til at levere de nødvendige oplysninger. Nøglefaktorerne i regnskabssystemets design er som følger:

  • Enkelt eller dobbelt indgang . En meget lille virksomhed fungerer simpelthen ved at registrere kontante kvitteringer og betalinger i sin checkhæfte. Dette er kendt som et enkelt indgangssystem og er kun passende, når en virksomhedsejer ikke har nogen interesse i at lære om størrelsen af ​​aktiver og passiver, som en virksomhed besidder. Systemet til enkeltindgang er ekstremt forenklet, men kan være tilstrækkeligt. Systemet med dobbelt post er designet til ikke kun at registrere salg og udgifter, men også aktiver, passiver og egenkapital og giver således betydeligt mere information. Systemet med dobbelt post kræver mere dygtighed til registrering af transaktioner og bruges af alle større organisationer.

  • Kontant eller periodiseringsgrundlag . Kontantgrundlaget for regnskab registrerer kun transaktioner, som kontanter modtages eller bruges, mens periodiseringsgrundlaget registrerer transaktioner, når de skal indregnes, uanset ændringer i kontanter. Periodeafgrænsningen er nødvendig for at være i overensstemmelse med en hvilken som helst af de regnskabsmæssige rammer, såsom almindeligt accepterede regnskabsprincipper eller internationale finansielle rapporteringsstandarder. Hvis du forventer at have brug for reviderede årsregnskaber i fremtiden, skal du bruge periodiseringsregnskabet.

  • Kontokodestruktur . Kontokodestrukturen er den numeriske eller alfanumeriske betegnelse, der gives til hver konto, hvor oplysningerne er gemt. En lang konto-kode, såsom en med syv eller flere cifre, giver mulighed for en hel del specifik registrering. Det kræver dog også mere arbejde at vedligeholde, og der er en højere risiko for, at oplysninger kodes forkert til de forkerte konti. Således er det generelt bedst at holde kompleksiteten (dvs. længden) af kontokodestrukturen på et minimum. Mindre organisationer kan finde ud af, at så lidt som en trecifret kontokodestruktur er tilstrækkelig til registrering af information, mens større enheder med flere divisioner kan kræve betydeligt mere komplekse kodestrukturer.

  • Brugte konti . Du skal beslutte, hvilke konti du vil oprette. I det mindste (for et system med dobbelt postering) har du brug for konti for kontanter, tilgodehavender, lager, anlægsaktiver, gæld, påløbne forpligtelser, egenkapital, indtægter, solgte varer og administrationsomkostninger. Selv en mindre virksomhed har dog brug for flere gange dette antal konti for at holde tilstrækkelig styr på sine aktiviteter. Især vil det sandsynligvis være nødvendigt at føre et antal forskellige udgiftskonti for at undersøge udgifterne nærmere.

  • Divisionel repræsentation . En større virksomhed kan vedtage et standardsæt af konti og replikere dem for hvert af dets datterselskaber. Dette kan også være nødvendigt for individuelle produktlinjer eller faciliteter. Dette niveau af finkornede detaljer er især almindeligt, når en virksomhed driver et aktivitetsbaseret omkostningssystem.

  • Rapporter . Oplysningerne, der er gemt i regnskabssystemet, skal samles i et rapporteringssystem, der bruges til enten at præsentere en virksomheds økonomiske resultater og position eller til at levere mere specifikke rapporter om økonomiske resultater. Mange af disse rapporter er forpakket med regnskabssoftwarepakker, selvom en virksomhed måske har særlige behov, der kræver specialdesignede rapporter.

  • Procedurer . Et regnskabssystem er ikke i drift, før der er et sæt procedurer på plads, der viser brugerne, hvordan systemet skal betjenes. De mest almindelige af disse procedurer dokumenteres normalt i nogle detaljer og formidles til medarbejderne gennem formelle træningssessioner.

  • Kontroller . Der er behov for et antal regnskabskontroller for at sikre, at et regnskabssystem fungerer som ønsket. Disse kontroller er specifikke for virksomheden og kan kræve deltagelse af virksomhedens revisorer eller en ekstern konsulent for at sikre, at det installerede kontrolsystem er passende til driften af ​​virksomheden.

Mange af de netop nævnte problemer er så grundlæggende, at du skal få dem lige fra starten eller være i fare for at skulle genopbygge hele regnskabssystemet på et senere tidspunkt for at imødekomme de ændringer, der er behov for. Især er det bedst straks at vedtage et bogføringssystem med dobbelt post og periodiseringsregnskab.