Procedurer for anlægsaktiver

Proceduren til anerkendelse af aktiver

Et af de områder, hvor en procedure kan være ret nyttig, er den første indregning af et fast aktiv i regnskabssystemet, da dette er en relativt kompliceret transaktion. Proceduren for at gennemføre aktivgenkendelsesprocessen er beskrevet nedenfor:

  1. Bestem baseenheden . Bestem basisenheden for aktivet. Denne bestemmelse er baseret på en række faktorer, såsom om levetiden for forskellige komponenter i aktivet er væsentligt forskellig, på hvilket niveau du foretrækker at spore aktivet fysisk, og omkostningseffektiviteten ved at spore aktiver på forskellige detaljeringsniveauer .
  2. Kompilér omkostninger . Kompilér de samlede omkostninger for basisenheden. Dette er alle omkostninger, der afholdes for at erhverve basisenheden og bringe den til den tilstand og placering, der er beregnet til dens brug. Disse aktiviteter kan omfatte konstruktion af basisenheden, købsomkostninger og relaterede administrative og tekniske aktiviteter.
  3. Match til kapitaliseringsgrænse . Bestem, om de samlede omkostninger for basisenheden overstiger grænsen for kapitalisering. Hvis det ikke gør det, skal du belaste udgiften til udgifter, når de afholdes. Ellers fortsæt til næste trin.
  4. Tildel til aktivklasse . Tildel basisenheden til den mest hensigtsmæssige aktivklasse, for hvilken der er en hovedbogskategori (såsom møbler og inventar, kontorudstyr eller køretøjer).
  5. Opret journalpost . Opret en journalpost, der debiterer aktivkontoen for den relevante aktivklasse og krediterer den udgiftskonto, hvor omkostningerne til basisenheden oprindeligt var blevet lagret.

Proceduren til oprettelse af faste aktiver

De nøjagtige typer information, der er registreret for et anlægsaktiver, vil variere fra virksomhed til virksomhed, hvilket betyder, at følgende procedure muligvis skal justeres. Følgende prøveprocedure er beregnet til registrering af et fremstillingsaktiv.

  1. Opret post . Opret en ny post for aktivet, og tildel det næste sekventielle postnummer. Hvis det optages i et computersystem, tildeler softwaren registreringsnummeret. Hvis ikke, vil regnskabsføreren af ​​anlægsaktiver gøre det.
  2. Skriv en beskrivelse . Beskriv aktivet i en sætning. Hvis dette aktiv svarer til andre virksomhedsaktiver, skal du bruge det samme beskrivelsesformat. Ellers overvej at bruge en beskrivelse fra producenten.
  3. Indtast kodenummer . Angiv nummeret på det firma-leverede mærke (hvis der er noget), der er påført udstyret. Hvis der ikke blev brugt noget tag, skal du indtaste "Intet mærke."
  4. Indtast serienummer . Indtast producentens serienummer på udstyret. Hvis du ikke kan finde serienummeret, skal du kontakte producenten for at finde ud af, hvor det skal placeres. Hvis der ikke er noget serienummer, skal du indtaste "Intet serienummer".
  5. Bemærk aktivplacering . Bemærk aktivets placering. Hvor det er muligt, skal du angive placeringen mindst ved at bygge og helst efter rum. Hvis det er placeret i produktionsområdet, skal du angive det arbejdscenter, hvor det er placeret.
  6. Tildel ansvar . Angiv navnet eller i det mindste positionstitlen på den person, der er ansvarlig for aktivet.
  7. Registrer overtagelsesdatoen . Angiv den måned og det år, hvor aktivet var klar til dets tilsigtede anvendelse, og om det faktisk blev brugt fra den dato.
  8. Indtast pris . Angiv aktivets samlede initialiserede omkostning. Dette skal matche det beløb, der er registreret i aktivbogen eller anlægget. Brug ikke det beløb, der er angivet på leverandørfakturaen, da andre omkostninger kan være tilføjet. Dette trin antager, at softwaren til anlægsaktiver ikke har oplysninger, der er grænseflader direkte til den fra hovedbogen eller anlægsaktualjournal.
  9. Tildel til aktivklasse . Tildel aktivet til en aktivklasse ved at sammenligne dets karakteristika med de standardaktivklasser, der anvendes af virksomheden. Hvis du er i tvivl, skal du gennemgå relaterede aktiver for at bestemme de klasser, som de blev tildelt. Dette er et vigtigt skridt, da brugstider og afskrivningsmetoder ofte tildeles automatisk baseret på aktivklassen.
  10. Indtast levetid . Hvis systemet ikke automatisk tildeler en brugstid baseret på aktivklassen, skal du angive brugstiden.
  11. Godkend rekord . Få den registeransvarlige til at gennemgå og godkende filen. Ret eventuelle problemer, som korrekturlæseren har bemærket.
  12. Gem posten . Hvis oplysningerne er registreret i et helt manuelt system, skal du gemme dem efter aktivklasse og derefter efter postnummer i arkiverne for faste aktiver.

Afskrivningsproceduren

Der skal være en detaljeret afskrivningsprocedure, der præciserer, hvordan hvert fast aktiv skal kategoriseres, og hvordan det afskrives baseret på den aktivklasse, som det tildeles. Den grundlæggende procedure er:

  1. Tildel en aktivklasse . Match det faste aktiv med virksomhedens standardbeskrivelser af aktivklasser. Hvis du er i tvivl om, hvilken klasse du skal bruge, skal du undersøge de aktiver, der allerede er tildelt de forskellige klasser, eller konsultere controlleren.
  2. Tildel afskrivningsfaktorer . Tildel anlægsaktivet den brugstid og afskrivningsmetode, der er standardiseret for den aktivklasse, som den er en del af. Dette tildeles automatisk i nogle edb-systemer, hvor tildelingen af ​​en aktivklasse automatisk tildeler et aktiv en brugstid og afskrivningsmetode.
  3. Bestem bjærgningsværdi . Rådfør dig med de indkøbende eller tekniske ingeniørmedarbejdere for at afgøre, om aktivet forventes at have en bjærgningsværdi ved slutningen af ​​dets brugstid. Hvis denne bjærgningsværdi overstiger virksomhedens politik for mindste bjærgningsværdier, skal du notere det i afskrivningsberegningen.
  4. Opret afskrivningsberegning . Opret afskrivningsberegningen baseret på den brugstid og afskrivning, der er mandat til aktivklassen ved hjælp af aktivomkostningen minus eventuelle bjærgningsværdier. Dette gøres automatisk for aktiver, der er angivet i en softwarepakke med anlægsaktiver, men skal ellers genereres manuelt.
  5. Udskriv afskrivningsrapport . Udskriv afskrivningsrapporten sorteret efter aktivklasse.
  6. Opret journalpost . Opret den månedlige afskrivningsjournalpost ved hjælp af standardafskrivningsskabelonen. Standardposten er at registrere en debet for afskrivningsomkostningerne (i alt eller efter afdeling) og at registrere en kredit på den akkumulerede afskrivningskonto for hver aktivklasse. Disse oplysninger kommer fra totalerne i afskrivningsrapporten.
  7. Indtast transaktionen . Registrer journalføringen i regnskabssoftwaren.
  8. Fil backupmaterialer . Vedhæft afskrivningsrapporten til journalindtastningsformularen, og arkiver den i bindingsbogen til journalposter.

Proceduren for overførsel af interdepartementet

Hvis anlægsaktiver rutinemæssigt flyttes mellem afdelinger, bør der være en procedure, der sikrer, at de relaterede poster opdateres. Fremgangsmåden er:

  1. Udfyld en formular, der identificerer, hvilket aktiv der overføres fra en afdeling. Dette skal omfatte det unikke aktivtag-nummer og en generel beskrivelse af aktivet. Lederen for denne afdeling underskriver formularen for at anerkende, at aktivet skal flyttes et andet sted.
  2. Lederen af ​​den afdeling, der modtager aktivet, underskriver også formularen for at bekræfte modtagelsen.
  3. Videresend formularen til anlægsregnskabet, der får adgang til aktivregistreringen i regnskabssystemet og tildeler aktivet til den modtagende afdeling. Revisoren flytter også den relaterede afskrivningsafgift til den modtagende afdeling.
  4. Send kopier af formularen til begge afdelingsledere for deres optegnelser.