Papirløse regnskabskoncepter

Papirløs regnskab involverer transaktionsbehandling, der er helt elektronisk, uden papir involveret i nogen forretningsproces. Hensigten er at strømline processer, reducere transaktionsfejlrater og eliminere dokumentlagring. Dette er dog mere et koncept end en realitet i de fleste organisationer. I stedet for har virksomheder tendens til at bevæge sig i den generelle retning af papirløs drift over tid ved at implementere en række papirløse forbedringer af eksisterende systemer. Den nemmeste måde at gøre det på er ved at outsource nogle processer til tredjeparter, der har udtænkt papirløse løsninger. For eksempel:

  • Omkostningsrapportering . En af de mere populære papirløse muligheder er at få medarbejdere til at logge ind på et websted, der er specialiseret i refusion af udgiftsrapporter. De indtaster deres omkostningsrapportoplysninger efter behov, videresender elektroniske versioner af deres kvitteringer, hvis systemet anmoder om det og betales af ACH. Intet papirarbejde når ud til virksomheden.

  • Låsekasse . Kunder kan sende checkbetalinger til en låsekasse, der drives af en virksomheds bank. Banken scanner kontrollerne og sender disse oplysninger til et sikkert websted, som virksomhedens kasserer har adgang til hver dag for at udtrække betalingsoplysninger.

  • Løn . Medarbejdere kan indtaste deres arbejdstid gennem en online portal, hvorefter leverandøren behandler lønningslisten og udsteder en ACH-betaling til medarbejderne.

  • Gæld . Gældspersonalet kan indtaste gæld på et bankkontrolleret websted, angive, hvilke varer der skal betales, og få banken til at udstede ACH-betalinger.

Det er også muligt at have papirløs bogføring med interne processer, selvom dette normalt kun er muligt, når der er et virksomhedsdækkende system på plads. I så fald kan transaktioner påbegyndes i andre afdelinger, og systemet underretter automatisk regnskabspersonalet om, at der skal foretages nogle handlinger. Eksempelvis sender forsendelsesafdelingen varer, og softwaren underretter faktureringskontoret om at udstede en faktura; ingen papirbaseret forsendelsesmeddelelse sendes til faktureringskontoret.

Det er også muligt at engagere sig i papirløs regnskab i en vis grad ved at scanne dokumenter til en online database, som derefter er knyttet til specifikke transaktioner i regnskabssystemet. Der kan imidlertid være en betydelig mængde arbejdskraft involveret i scanning, og de originale dokumenter kan stadig opbevares. Derfor behandler digitalisering af eksisterende dokumenter ikke rigtig kernekonceptet med papirløs regnskab, som er at have nogen dokumenter til at begynde med.