Hovedbogsskabelon

En hovedbog er en fil, der består af de konti, der bruges til at registrere en organisations forretningstransaktioner. Hovedbogen har en specifikt defineret skabelon, som bruges til at organisere utallige transaktioner, der kan være gemt i filen. Skabelonen kan variere noget efter regnskabssoftwarepakke, men indeholder normalt følgende felter:

  • Kontonummer . Dette er den primære betegnelse for en konto. Der er et antal mulige konfigurationer af kontonumre, såsom to cifre for en virksomhedskode, yderligere to cifre for en afdelingskode inden for hvert firma og tre flere cifre for et specifikt aktiv, forpligtelse, egenkapital, indtægter eller udgiftspost inden for hver afdeling.

  • Kontonavn . Dette er navnet på hver konto. Det er normalt opsat i en separat fil og vises automatisk i hovedbogen, når et kontonummer indtastes.

  • Debet . Dette er det felt, hvor debetdelen af ​​en postering foretages.

  • Kredit . Dette er det felt, hvor kreditdelen af ​​en post foretages.

  • Transaktionsnummer . Et transaktionsnummer indtastes som en del af hver transaktion, muligvis også med en identifikator, der beskriver typen af ​​aktivitet, der registreres. For eksempel kan et journalposttransaktionsnummer forud for "JE", mens en kontantkvittering indtastet gennem kontantindtægtssystemet kan være forud for "CR".

  • Total . Der er en totalrække i bunden af ​​hver kontodetalje, der angiver debiteringstotal og kreditbeløb pr. Hovedbilleddatoen. Der kan også være et beregnet løbende total til højre for de andre hovedbogsfelter med angivelse af slutkontosaldoen for hver transaktion.

De fleste hovedbøger giver også mulighed for at indtaste budgetoplysninger. Disse oplysninger kan gemmes i en separat fil og vises kun i årsregnskabet, når opgørelserne bruger et budget i forhold til det faktiske format.