Tjek betalinger via fax

Det kan være ekstremt vanskeligt at udtrække en checkbetaling fra en kunde, især hvis sælgeren ønsker en øjeblikkelig levering, der koster kunden et leveringsgebyr natten over. Et alternativ er at lade kunden faxe eller e-maile et scannet billede af en udført og underskrevet check til sælgeren og derefter følge disse trin:

  • Få kontroludskrivningssoftware, der er tilgængelig fra mange virksomheder (søg efter "check med faxsoftware" på en internetsøgemaskine).
  • Indtast oplysningerne fra kontrollen i softwaren.
  • Udskriv checken ved hjælp af kontrolsikkerhedspapir, som kan fås hos en lokal kontorforretningsbutik. Brug standardprinterblæk, ikke specielt MICR-blæk, der bruges af banker. Software til kontroludskrivning inkluderer følgende tekst i stedet for signaturlinjen:

Underskrift er ikke påkrævet

Modtager for at holde dig uskadelig for betaling af dette dokument

Fravær af godkendelse garanteres af betalingsmodtagerens bank.

  • Indsæt checken i virksomhedens bank. Dette kan kræve manuel behandling af en banktæller, da bankens checkscannere ikke registrerer nogen MICR-kodning på checken.
  • Gem en kopi af den faxede eller e-mailede check som bevis for, at kunden godkendte betaling.

Et alternativ er at indhente de krævede oplysninger for en checkbetaling via telefon, men det giver intet bevis for, at kunden har accepteret at foretage betalingen. Det er også lettere at begå en fejl, når man skriver ned oplysninger, der er opnået over telefonen. Derfor anbefales denne fremgangsmåde ikke.

Endnu en anden mulighed er at sende kunden en formular til udfyldning, der indeholder alle de oplysninger, der normalt findes på en check, samt en godkendende signaturlinje. Dette skal ledsages af en annulleret check, så sælgeren kan henvise til et checknummer.

Slutresultatet af denne proces er den fuldstændige eliminering af mail-float fra indsamlingsprocessen. Denne tilgang er tidskrævende, men er uden omkostninger for kunden, som måske finder det et tiltalende alternativ i forhold til at betale for en levering om natten.

Hvis du vælger at bruge denne fremgangsmåde til at indsamle penge, skal du sørge for at dokumentere de udførte skridt samt autorisationen givet af kunden for at have bevis til rådighed, hvis kunden nogensinde bestrider betalingen.