Sådan registreres et returneret depositum på en bankafstemning

Et returneret depositum opstår, når et selskab deponerer en check i sin bank, og banken nægter at deponere det relaterede kontantbeløb på virksomhedens bankkonto. Dette kan ske af følgende grunde:

  • Den bank, som checken oprindeligt blev trukket på, afviser checken. Dette sker, når den konto, som checken blev trukket på, indeholder mindre ubelastede kontanter end det beløb, der er angivet på checken.

  • Der er en fejl på checken, såsom en manglende signatur, dato, betalingsmodtagernavn eller beløb.

  • Checken blev trukket på en bank i et andet land, hvilket normalt resulterer i en automatisk afvisning.

Hver gang et depositum returneres, inkluderer banken det ikke som en kilde til kontanter på den månedlige kontoudtog, som den sender til virksomheden. Hvis virksomheden allerede havde registreret indskuddet på kontantkontoen i sine egne optegnelser (som det næsten altid er tilfældet inden bankindskuddet), skal det tilbageføre denne indbetaling i sine egne optegnelser. Ellers vil den bogførte kontantsaldo være højere end bankens saldo med kontanter, idet forskellen er størrelsen på det returnerede depositum.

Tilbageførsel af indbetalingen håndteres typisk via kontantindtægtsmodulet i virksomhedens regnskabssoftware, som krediterer kontantkontoen og debiterer den tilgodehavende konto (forudsat at de relaterede checkbetalinger var for udestående fakturaer, der skyldtes kunder).

Derudover vil banken sandsynligvis opkræve et servicegebyr relateret til det returnerede depositum, selvom dette beløb muligvis rulles ind i det samlede servicegebyr for måneden. Virksomheden skal registrere gebyret som en kredit til kontantkontoen og en debet på en udgiftskonto.

Samlingens personale skal gøres opmærksom på alle returnerede checks, så de straks kan kontakte de relaterede kunder for at sikre, at der foretages udskiftningsbetalinger.