Online indkøbskataloget

Når en medarbejder ønsker at købe noget, er den traditionelle tilgang at udfylde en form for indkøbsrekvisition og sende den til indkøbsafdelingen. Indkøbspersonalet undersøger, hvor det kan få den ønskede vare til den laveste pris og udsteder derefter en indkøbsordre til den valgte kunde. Når leverandøren leverer varerne og udsteder en faktura, skal virksomhedens regnskabspersonale matche fakturaen med den indledende indkøbsordre og bevis for modtagelse og derefter udstede en betaling. Denne proces er ekstremt besværlig, hvilket kan undgås ved brug af et elektronisk indkøbskatalog.

Når medarbejdere får adgang til et online indkøbskatalog, kan de se en standardiseret liste over produkter, der er gennemgået og godkendt på forhånd af indkøbspersonalet og placere ordrer gennem systemet. Systemet opretter derefter en elektronisk indkøbsordre og videresender den til den angivne leverandør sammen med en forhåndsgodkendt godkendelse til tæppekøb. Når leverandøren videresender de ønskede varer til virksomheden, kalder det modtagende personale ordren på en arbejdsstation og kontrollerer, at den bestilte vare er opfyldt. Systemet markerer derefter det tilgodehavende personale for at betale leverandøren.

Ved at bruge et online indkøbskatalog opnås følgende fordele:

  • Papirarbejde . Alle de dokumenter, der bruges internt til at anmode om, bestille og betale for køb, elimineres.
  • Koncentreret køb . De fleste indkøb sendes til et lille antal forudvalgte leverandører, hvilket betyder, at virksomheden muligvis er berettiget til volumenabatter.

Dog kan der kræves en vis systemprogrammering for at oprette onlinekøb, og tæppe indkøbsordrer bør oprettes på forhånd, hvilket gør dette til en mindre omkostningseffektiv løsning for mindre virksomheder. Det fungerer også bedst til tilfældige indkøb snarere end til erhvervelse af råmaterialer, som muligvis kræver et mere detaljeret materialestyringssystem.