Lønregnskab | Lønbøger

Regnskabsmæssig behandling af lønning involverer alle aspekter af beregning og betaling af kompensation til medarbejdere, herunder betaling af tilbageholdelse til tredjemand. Resultatet af denne proces er dokumentation af udgifter forbundet med alle former for kompensation samt rettidig betaling til medarbejdere. Selvom nogle systemer, der indeholder mere eller mindre automatisering muligvis ikke indeholder alle disse trin, gælder følgende procesflow for de fleste lønsystemer:

  1. Opret nye medarbejdere . Få nye medarbejdere til at udfylde lønspecifikke oplysninger som en del af ansættelsesprocessen, såsom W-4-formularen og lægeforsikringsformularer, der muligvis kræver lønfradrag. Læg kopier af disse oplysninger til side for at inkludere dem i den næste lønningsliste.

  2. Indsaml information om tidskort . Lønnede medarbejdere kræver ingen ændring i lønnen betalt for hver lønningsliste, men du skal indsamle og sammenfatte oplysninger om de arbejdstimer, der arbejdes for ikke-fritagede medarbejdere. Dette kan indebære, at medarbejdere scanner et badge gennem et edb-tidsur.

  3. Bekræft information om tidskort . Opsummer de lige indsamlede lønningsoplysninger, og få vejledere til at kontrollere, at medarbejderne har registreret deres tid korrekt.

  4. Opsummer forfaldne lønninger . Multiplicer antallet af arbejdede timer med lønprocenten for hver medarbejder, og tag også med i enhver overarbejde eller skiftforskel.

  5. Indtast medarbejderændringer . Medarbejdere kan bede om at få foretaget ændringer i deres lønsedler, normalt i de tilbageholdte skatter eller pensionsbeløb. Det kan være nødvendigt at registrere meget af dette inden beregning af skat, da det påvirker det lønbeløb, som skatten anvendes på.

  6. Beregn skat . Brug IRS-skattetabeller til at bestemme det skattebeløb, der skal tilbageholdes fra medarbejderens bruttoløn.

  7. Beregn lønfradrag . Der kan være et antal yderligere fradrag at tage fra medarbejderens nettoindkomst, herunder fradrag for lægeforsikring, livsforsikring, pynt og fagforeningsafgifter. Du skal også spore målbeløbene for disse fradrag, så du holder op med at trække, når målsummerne er nået.

  8. Fratræk manuelle betalinger . Hvis man allerede har foretaget manuelle betalinger til medarbejdere, såsom forskud, trækkes disse beløb fra den resterende nettoløn.

  9. Opret et lønaregister . Opsummer løn- og fradragsoplysningerne for hver medarbejder i et lønaregister, som du derefter kan opsummere for også at oprette en journalpost for at registrere lønningslisten. Dette dokument oprettes automatisk af alle lønsoftwarepakker.

  10. Udskriv lønsedler . Udskriv medarbejderlønschecks ved hjælp af oplysningerne i lønregistret. Du specificerer normalt bruttoløn, fradrag og nettoløn i en remitteringsrådgivning, der ledsager lønsedlen.

  11. Betal med direkte indbetaling . Underret din direkte indbetalingsbehandler om beløbet for eventuelle direkte indbetalinger, og udsted pengeoverførselsråd til medarbejderne for disse betalinger.

  12. Udsted lønsedler . Få en lønmester til at udstede lønsedler til medarbejderne, hvilket kræver medarbejderidentifikation, hvis der er et stort antal ansatte.

  13. Depositum tilbageholdt skat . Indsæt alle tilbageholdte lønskatter og arbejdsgivermatchede skatter i en bank, der er autoriseret til at håndtere disse transaktioner.

Lønjournalposteringer

Den primære journalpost for lønningslisten er den oversigt, der er kompileret fra lønregistret, og som enten er registreret i lønningslisten eller hovedbogen. Denne post inkluderer normalt debet for den direkte arbejdsomkostning, lønninger og virksomhedens del af lønskat. Der vil også være kreditter til et antal konti, der hver især beskriver ansvaret for lønskat, der ikke er betalt, samt for det beløb, der allerede er betalt til medarbejderne for deres nettoløn. Den grundlæggende post (forudsat ikke yderligere fordeling af debiteringer efter den enkelte afdeling) er: