Regnskab for gældskonti

Regnskabsmæssig behandling af gældskonti indebærer registrering og betaling af forpligtelser. Dette er det primære funktionsområde, hvorigennem en virksomhed registrerer udgifter og betaler andre parter. De vigtigste regnskabsopgaver, der skal betales, er som følger:

  1. Bekræftelse af faktura . Det første trin i regnskabsmæssig behandling af gældskonti er at sikre, at alle indgående fakturaer fra leverandører er gyldige. Der er to måder at gøre det på. En mulighed er at få en autoriseret medarbejder til at godkende hver faktura. Den anden mulighed er at sammenligne oplysningerne på hver faktura med den godkendende indkøbsordre og modtagende dokumentation, der kaldes trevejsmatchning. Da begge muligheder er arbejdskrævende, er det sædvanligt ikke at kontrollere fakturaer med små dollartotaler.
  2. Registrering af faktura . Når en faktura er blevet verificeret, indtaster regnskabsføreren det skyldte beløb i softwaren, der skal betales. De indtastede oplysninger inkluderer leverandørnavn, fakturadato og fakturabeløb. Den relaterede bogføring, der genereres af regnskabssoftwaren, er altid en kredit til kontoen, der skal betales. Modregning af debitering kan enten være på en udgifts- eller aktivkonto.
  3. Faktura betaling . Når en faktura skal betales, indstiller regnskabsføreren den til betaling via regnskabssoftwaren. Dette betyder typisk, at et foreløbigt kontrolregister køres og gennemgås for at sikre, at alle varer, der er planlagt til betaling, faktisk skal betales. I så fald lægges kontrolmateriale i en printer, og checks udskrives. Støtteoplysninger er knyttet til hver check og derefter videresendt til en checkunderskriver, som gennemgår hver pakke med oplysninger for fejl og derefter underskriver kontrollerne. Et alternativ er at sende elektroniske betalinger direkte til leverandørernes bankkonti. Efter betaling hæftes alle betalingsoplysninger sammen og arkiveres efter leverandørnavn.

Der er en række yderligere opgaver involveret i bogføringen af ​​gældskonti, herunder følgende:

  • Afstem jævnligt den konto, der skal betales, for at sikre, at kontosaldoen svarer til de faktiske skyldninger til leverandører.
  • Send 1099 formularer til leverandører efter udgangen af ​​kalenderåret, hvis samlede betalinger til dem overstiger et tærskelbeløb.
  • Kontakt leverandører for at sikre, at de har indløst alle checks, der er sendt til dem; I modsat fald kan det være nødvendigt at videresende checkbeløb sendes til en statsregering som ikke-opgivet ejendom.