Automatisk kontant ansøgning

Når en virksomhed modtager et stort antal kundebetalinger hver dag, kan det være ret vanskeligt for kassereren at anvende kvitteringerne på åbne debitorer rettidigt. I så fald kan indskud forsinkes. Processen med kontantansøgning kan i det væsentlige komprimeres ved hjælp af automatisk kontantapplikation.

Automatisk kontantapplikation kræver, at lockbox-operatøren bruger et datafeed til at videresende virksomheden MICR-informationen (Magnetic Ink Character Recognition) fra hver check, der modtages i lockboxen, samt det samlede betalingsbeløb. Softwareapplikationssoftwaren bruger en beslutningstabel til at beslutte, hvordan disse betalinger skal anvendes på åbne debitorer. Den automatiserede beslutningsproces følger generelt disse trin:

  1. Match det bankkontonummer, der vises i hver checks MICR-oplysninger, til den korrekte kunde. Dette giver adgang til den korrekte kundeoptegnelse over åbne kontofordringer.
  2. Match kun betalinger med fakturaer, hvor betalingsbeløbet nøjagtigt svarer til fakturabeløbet.
  3. Af de resterende betalinger matches kun kontanter med fakturaer, hvor kontantbeløbet svarer til det nøjagtige beløb på flere fakturaer, der netop er forfalden til betaling.
  4. Start alle resterende betalinger til manuel gennemgang.

Beslutningstabellen kan indeholde mere sofistikerede regler, såsom anvendelse af kontanter, hvis betalingsbeløb ikke inkluderer fragt- og / eller momsafgifter i en faktura. Når et firma undersøger de betalinger, der er sparket ud af systemet, kan det gradvist justere beslutningstabellen for at øge antallet af automatiske kontantapplikationer. De forskellige fradrag, der er truffet, gør det dog usandsynligt, at det nogensinde vil være muligt at automatisere kontantansøgningsprocessen fuldstændigt. Ikke desto mindre kan automatisk kontantapplikation i høj grad forbedre den hastighed, hvormed kontanter anvendes.

Når kontantapplikationer er blevet gennemført, bogfører softwaren disse betalinger til kontantindtægtsmodulet i virksomhedens regnskabssoftware. Hvis det automatiske kontantapplikationssystem er en enkeltstående applikation, betyder det, at opdateringerne skal overføres til regnskabssoftwaren via en brugerdefineret grænseflade.