Procedure med forudbetalte udgifter

Forudbetalte udgifter er udgifter, der endnu ikke er brugt, og aktiveres derfor i en kort periode. Følgende procedure viser en konsekvent måde at opkræve disse poster på udgifter.

Første anerkendelse af forudbetalte udgifter

  1. Ved kodning af leverandørfakturaer til indtastning i regnskabssystemet skal du indhente skriftlig godkendelse fra den assisterende controller, at en fakturering skal kodes som en forudbetalt udgift. Ellers er standardposten at registrere en udgift som en udgift.

  2. Kontroller, at den vare, der skal kodes som en forudbetalt udgift, er lig med eller større end virksomhedens mindste kapitaliseringsgrænse på $ ______. Hvis ikke, skal du opkræve det for udgifter i den aktuelle periode.

  3. Kopier dokumentationen, der er knyttet til varen, og opbevar den i det forudbetalte udgiftsbindemiddel.

  4. Indtast den forudbetalte vare i det forudbetalte afskrivnings regneark, og noter begyndelses- og slutdatoer for afskrivningsperioden samt det beløb, der aktiveres, leverandørens navn og kildedokumentets fakturanummer. Kun lineær afskrivning er tilladt. Hvis varen ikke skal afskrives endnu, skal du notere årsagen på regnearket.

Efterfølgende afskrivning af forudbetalte udgifter

  1. Kontroller afskrivningsberegningerne på det forudbetalte regneark til afskrivninger.

  2. Tag den samlede afskrivning fra regnearket for den aktuelle periode, og indtast den i standardafskrivningsjournalpost.

  3. Lad assistentcontrolleren bekræfte indtastningen.

  4. Bogfør afskrivningsposten.

Afstemning af forudbetalte udgifter

  1. I slutningen af ​​hver måned skal du udskrive detaljerne til den forudbetalte udgiftskonto.

  2. Match linjeposterne på kontoen med den understøttende detalje i det forudbetalte afskrivnings regneark.

  3. Hvis den understøttende detalje ikke matcher kontosaldoen, skal du justere kontosaldoen med godkendelse fra assistentcontrolleren.

Bemærk: Hvis saldoen for en forudbetalt linjepost falder under et angivet minimumsniveau, såsom $ 250, skal du overveje at afskrive hele den resterende saldo og derved fjerne behovet for at fortsætte med at spore den resterende afskrivning på den pågældende post.