Tilbageholdelsesperiode

En opbevaringsperiode er det antal år, hvor visse optegnelser skal føres, før de kan destrueres. Denne periode kan være påkrævet ved lov eller fastsat på baggrund af andre årsager, såsom juridisk ansvar, kundeservice eller til regnskabsformål. Når opbevaringsperioden for et dokument er udløbet, er der normalt en standardproces til verificering af, at dokumentet faktisk kan destrueres, hvilket giver ledelsen en sidste chance for at skifte dokumentet til længerevarende lagring. Hvis denne indstilling ikke tages, ødelægges dokumentet.

Visse dokumenter med særlig historisk eller juridisk værdi ødelægges aldrig; det vil sige, at opbevaringsperioden ikke er specificeret. Disse dokumenter opbevares normalt på et separat permanent lagersted.