Lageroptællingsprocedure

I en virksomhed, der ikke har nøjagtige lagerregistreringer, er det nødvendigt periodisk at foretage en fuldstændig optælling af beholdningen (kendt som en fysisk optælling). Dette gøres normalt i slutningen af ​​en måned, et kvartal eller et år for at falde sammen med afslutningen af ​​en rapporteringsperiode. Som den følgende procedure viser, kræver det en stor indsats for at gennemføre et nøjagtigt fysisk lageroptælling, så virksomheder har tendens til at begrænse antallet af afsluttede tællinger pr. År. Trinene i processen er som følger:

  1. Ordretællingskoder . Bestil et tilstrækkeligt antal todelt tællemærker til den mængde beholdning, der forventes at blive talt. Disse tags skal nummereres sekventielt, så de kan spores individuelt som en del af optællingsprocessen.

  2. Eksempel på beholdning . Gennemgå opgørelsen flere dage i forvejen af ​​det planlagte antal beholdninger. Hvis der mangler varenumre, eller hvis genstande ser ud til at være i en tilstand, som det ville være vanskeligt at tælle (f.eks. Ikke i poser eller bokse), skal lagerpersonalet underrettes om at foretage de nødvendige korrektioner.

  3. Forventning af opgørelse . Gå gennem fortegnelsen flere dage i forvejen, og tæl eventuelle genstande, der kan placeres i forseglede beholdere. Forsegl dem i beholderne og marker mængden på forseglingstapen. Dette gør tælleopgaven meget lettere under den aktuelle tælling. Hvis et segl er brudt, ved et tællerteam, at det er nødvendigt at tælle indholdet af en container igen.

  4. Fuldfør dataindtastning . Hvis der er resterende dataindtastningstransaktioner, der skal gennemføres, skal du gøre det, før antallet af fysiske beholdninger begynder. Dette inkluderer transaktioner for udstedelser fra lageret, returnering til lageret og overførsler mellem placeringer i lageret.

  5. Giv besked uden for opbevaringssteder . Hvis virksomheden har nogen eksterne lagerfaciliteter eller tredjepartsplaceringer, der har virksomhedsbeholdning ved forsendelse, skal du underrette dem om, at de skal tælle deres beholdning ved hånden fra den officielle tælledato og videresende disse oplysninger til lagerchefen.

  6. Frys lageraktiviteter . Stop alle leverancer fra lageret, og adskill også alle nyligt modtagne varer, hvor de ikke tælles. Ellers vil lageroptegnelserne være i flux under lageroptællingen og vil derfor ikke være helt pålidelige.

  7. Instruer tællerhold . Saml hold til to personer for at tælle opgørelsen og instruere dem i deres tælleopgaver. Disse opgaver involverer at have en person til at tælle opgørelse, mens den anden person markerer oplysningerne på et tællemærke. En kopi af mærket er anbragt på beholdningen, mens holdet bevarer den anden kopi.

  8. Udsted tags . En lagerbehandler udsteder blokke af tællekoder til tællerteamene. Hvert hold er ansvarlig for at returnere et specifikt numerisk interval af antal tags, uanset om tags bruges eller ej. Vedligeholdelse af kontrol over alle tællekoder sikrer, at mistede tags undersøges straks.

  9. Tildel tællerområder . Tildel et bestemt udvalg af skraldespande til hvert tællerteam. Bemærk disse placeringer med en highlighter på et kort over lageret. Inventarekspert bør føre en masterliste over, hvilke områder af lageret der er talt, og hvilke hold der er tildelt hvert område.

  10. Tæl opgørelse . En person på hvert hold tæller en bestemt vare inden for en placering på en kasse, og derefter markerer den anden person kassen, placering, varenummer, mængde og måleenhed på et tællemærke. Holdet anbringer den originale kopi af koden på beholdningsposten og bevarer kopien.

  11. Bekræft tags . Efter afslutningen af ​​et tælleområde vender hvert tællerteam tilbage til lagerbehandleren, som verificerer, at alle tags blev returneret. Hvis der er flere lagerområder, der skal tælles, skal du tildele et nyt område til tællerteamene og udstede dem nye blokke af tællemærker efter behov.

  12. Indtast tagoplysninger . Indtast oplysningerne om tællekoder i en online dataindtastningsformular. Når dataindtastningen er afsluttet, skal du udskrive en rapport, der viser alle indtastede tagnumre, sorteret efter tagnummer og se efter eventuelle huller i numrene. Undersøg eventuelle fundne nummereringshuller. Dette vil sikre, at alle udstedte tællemærker blev inkluderet i filen.

  13. Undersøg usædvanlige resultater . Sorter beholdningsrapporten på flere måder for at lede efter usædvanlige oplysninger, og undersøge tagposten, der er knyttet til hver enkelt.

Det kan være nyttigt at evaluere denne procedure efter hver optælling for at se, om proceduren skal ændres for at kompensere for eventuelle tællingsproblemer.