Proxyopfordringer

En fuldmagtsanmodning indeholder materiale om den udstedende enhed, som investorer har brug for til at træffe informerede beslutninger om aktionærstemmer. Denne udstedelse er påkrævet for offentligt ejede virksomheder. Et krav for alle offentligt ejede virksomheder er at afholde mindst et aktionærmøde om året. Der kan være behov for yderligere møder, hvis virksomheden har brug for aktionærgodkendelse af yderligere poster, såsom en ændring af vedtægterne eller en stigning i antallet af direktører. Omstændighederne ved disse møder er underlagt lovgivningen i den stat, hvor et selskab er stiftet. Statslovgivning kan for eksempel kræve, at møder gennemføres inden for et bestemt antal dage efter regnskabsårets afslutning.

Proxyopfordringen

Inden der afholdes et generalforsamling, skal virksomheden udstede en fuldmagt til sine stemmeberettigede aktionærer. Denne anmodning indeholder oplysninger om virksomheden og noterer også alle poster, der kræver en aktionærstemme. Det nøjagtige indhold af fuldmagtsdokumentet styres af regel 14a-3 i Securities and Exchange Commission (SEC). Reglen definerer et antal informationstyper, der skal medtages i anmodningen, herunder:

  • Oplysninger om hvor og hvornår mødet afholdes
  • Den dato, hvor aktionærerne skal indsende deres forslag til optagelse i anmodningen
  • Metoden til tilbagekaldelse af fuldmagter, hvis det er tilladt
  • Eventuelle rettigheder til vurdering for afvigende
  • Eventuelle interesser, som selskabets direktører og officerer måtte have i emner, der bliver stemt om
  • En sammenfatning af de udestående værdipapirer, og hvem der ejer dem
  • Datoen for registrering, der bruges til at bestemme, hvilke aktionærer der kan stemme
  • Ethvert forhold, som direktører kan have med virksomheden
  • Kompensationen udbetalt til officerer og direktører
  • De beløb, der er betalt til virksomhedens revisorer for revision og andre tjenester
  • En beskrivelse af enhver fordel, bonus, pension eller lignende plan, der skal stemmes over
  • En beskrivelse af eventuelle værdipapirer, der vil blive godkendt til udstedelse
  • En beskrivelse af enhver ejendom, som virksomheden planlægger at afhænde eller erhverve
  • En beskrivelse af eventuelle foreslåede ændringer i selskabets vedtægter
  • Årsrapporten eller formular 10-K (hvis anmodningen er til årsmødet)

Alle de foregående oplysninger udstedes til aktionærerne sammen med et proxy-kort. Kortet bruges af aktionærerne til at stemme for eller imod selskabsforslag eller for at undlade at stemme for dem.

SEC-godkendelse af proxyen

Hvis anmodningen inkluderer afstemning om andre emner end valg af direktører eller godkendelse af revisorer, skal den først godkendes af SEC. Hvis SEC ikke svarer inden for 10 dage, at den planlægger at kommentere anmodningen, kan virksomheden udstede den til aktionærerne. Ellers har SEC 30 dage til at kommentere.

Gældende proxy-datoer

En væsentlig ingrediens i proxyopfordringen er et sæt datoer, som er:

  • Optagelsesdato . Datoen, hvor selskabet identificerer, hvilke aktionærer der er stemmeberettigede på generalforsamlingen. Det er normalt ikke mere end 60 dage før mødedatoen.
  • Udsendelsesdato . Datoen, hvor fuldmægtigmaterialet skal sendes.
  • Mødedato . Datoen for generalforsamlingen. Dette er normalt begrænset af statslovgivningen til at være mindst 10 dage efter afsendelsesdatoen. Intervallet er normalt et antal uger længere for at give aktionærerne tid til at indsende deres proxy-kort.

Stem Tallying

Udfyldte proxy-kort tælles normalt af en virksomheds aktieoverførselsagent, selvom andre parter eller virksomheden selv kan gøre det. Aktieoverførselsagenten er et godt valg, da denne enhed har procedurer til registrering og sammenlægning af oplysningerne på proxy-kort. Disse oplysninger opsummeres derefter og præsenteres på generalforsamlingen. Resumeet er også inkluderet i mødeprotokollen.