Tilgodehavende hovedbog

Den tilgodehavende hovedbog er en underliste, hvori alt kreditsalg, der foretages af en virksomhed, registreres. Det er nyttigt at adskille et registreret register over alle beløb, der faktureres til kunder, samt alle kreditnotaer og (mere sjældent) debetnotaer, der er udstedt til dem, og alle betalinger, der foretages mod fakturaer af dem. Den endelige saldo på den tilgodehavende hovedbog svarer til det samlede beløb for ikke-betalte tilgodehavender.

En typisk transaktion, der er indtastet i tilgodehavender, registrerer en tilgodehavende efterfulgt af et senere tidspunkt af en betalingstransaktion fra en kunde, der eliminerer den tilgodehavende. Hvis en kunde ikke betaler hele fakturabeløbet, kan der registreres en kreditnota for at eliminere den resterende saldo.

Hvis du skulle føre en manuel oversigt over tilgodehavender, kunne den indeholde væsentligt flere oplysninger. Datafelterne i en manuelt forberedt hovedbog kan indeholde følgende oplysninger for hver transaktion:

  • Fakturadato

  • Faktura nummer

  • Kundenavn

  • Identifikationskode for solgt vare

  • Moms

  • Samlet faktureret beløb

  • Betalingsflag (angiver, om det er betalt eller ej)

Det primære dokument, der er registreret i hovedregnskabet, er kundefakturaen. Også, hvis du giver en kredit tilbage til en kunde for sådanne varer som returnerede varer eller genstande, der er beskadiget under transit, så registrerer du også en kreditnota i hovedbogen. Et ekstra gebyr til en kunde kan vises i en debetnota (eller i en separat faktura).

Oplysningerne i den tilgodehavende hovedbog aggregeres periodisk (hvor som helst fra dagligt til månedligt) og bogføres til en konto i hovedbogen, der er kendt som en kontrolkonto. Kontokontonternes hovedkontokontrol bruges til at forhindre rod i hovedbogen med den enorme mængde information, der typisk er gemt i den tilgodehavende hovedbog. Umiddelbart efter bogføring skal saldoen på kontrolkontoen matche saldoen i den tilgodehavende hovedbog. Da der ikke er gemt nogen detaljerede transaktioner på kontrolkontoen, skal enhver, der ønsker at undersøge kundefaktura- og kreditnota-transaktioner, bore sig ned fra kontrolkontoen til den tilgodehavende hovedbog for at finde dem.

Inden du lukker bøgerne og genererer regnskaber ved afslutningen af ​​en regnskabsperiode, skal du udfylde alle poster i tilgodehavender, lukke hovedbogen for denne periode og bogføre totalerne fra tilgodehavender til hovedbogen. Disse trin udføres automatisk i nogle regnskabssoftwarepakker, når en bruger angiver, at en periode skal lukkes.

Lignende vilkår

Den tilgodehavende hovedbog er også kendt som den underordnede tilgodehavende eller den underordnede tilgodehavende.