Kildedokumentdefinition

Et kildedokument er det originale dokument, der indeholder detaljerne i en forretningstransaktion. Et kildedokument fanger nøgleoplysningerne om en transaktion, såsom navnene på de involverede parter, betalte beløb (hvis der er nogen), datoen og transaktionens indhold. Kildedokumenter identificeres ofte med et unikt nummer, så de kan differentieres i regnskabssystemet. Fornummereringen af ​​dokumenter er særlig nyttig, da det giver en virksomhed mulighed for at undersøge, om der mangler dokumenter.

Når oplysningerne i et kildedokument er blevet registreret i regnskabssystemet, indekseres kildedokumentet for nem adgang og arkiveres. Dokumenter, der er genereret inden for det forløbne år, opbevares generelt på stedet, hvor ældre dokumenter opbevares i billigere opbevaringsfaciliteter uden for stedet.

Kildedokumenter er kritiske for revisorer, der bruger dem som bevis for, at registrerede transaktioner faktisk fandt sted. Et kildedokument bruges også af virksomheder som bevis, når de arbejder med deres forretningspartnere, normalt med hensyn til en betaling. Eksempler på kildedokumenter er:

  • Annulleret kontrol

  • Kreditnota

  • Depositum

  • Omkostningsrapport

  • Faktura

  • Formular til rekvisition af materialer

  • Indkøbsordre

  • Tidskort

  • Salgskvittering

Af bevismæssige grunde er elektroniske billeder af kildedokumenter generelt acceptable, selvom papirbaseret dokumentation stadig kan være påkrævet i nogle tilfælde.

Det er normalt nødvendigt at opbevare kildedokumenter i flere år. Internal Revenue Service pålægger opbevaringsintervaller for nogle typer dokumenter relateret til lønningslisten. Hvis der er spørgsmål om opbevaringsperioden for et dokument, skal du konsultere en kyndig advokat.