Hovedbogen er hovedsættet med konti, der samler alle transaktioner, der er registreret for en virksomhed. Når en person afstemmer hovedbogen, betyder det normalt, at individuelle konti i hovedbogen gennemgås for at sikre, at kildedokumenterne stemmer overens med saldoen, der vises på hver konto. Afstemningsprocessen er en almindelig aktivitet lige før ankomsten af revisorerne til den årlige revision for at sikre, at regnskabet er i uberørt stand.
Afstemningsprocessen på kontoniveau omfatter typisk følgende trin:
Begyndende balanceundersøgelse . Match startbalancen på kontoen til den afsluttende afstemningsdetalje fra den foregående periode. Hvis beløbene ikke stemmer overens, skal du undersøge årsagen til afvigelsen i den foregående periode. Hvis kontoen ikke er blevet afstemt i nogen tid, er det muligt, at fejlen ligger flere perioder i fortiden.
Nuværende periodeundersøgelse . Match de transaktioner, der er rapporteret på kontoen inden for perioden, til de underliggende transaktioner, og juster efter behov.
Justeringer gennemgang . Gennemgå alle justerende journalposter, der er registreret på kontoen inden for passende periode, og juster efter behov.
Tilbageførsel gennemgang . Sørg for, at alle journalposter, der skulle have vendt inden for perioden, er vendt.
Afslutning af balanceevaluering . Kontroller, at slutdetaljen for kontoen svarer til slutkontosaldoen.
Begrebet afstemning af hovedbogen kan også henvise til at undersøge hovedbogen som helhed for at sikre, at alle konti sammenlægges i årsregnskabet. Denne afstemningsproces involverer følgende trin:
Opsummer slutbalancerne på alle indtægtskonti, og kontroller, at det samlede beløb svarer til indtægtssummen i resultatopgørelsen.
Resumér slutbalancerne på alle udgiftskonti, og kontroller, at det samlede beløb svarer til udgiftssummen i resultatopgørelsen. Dette kan udføres på det individuelle niveau for omkostningslinjeposter i resultatopgørelsen.
Opsummer alle aktiv-, passiv- og aktiekonti, og kontroller, at de samlede beløb svarer til de respektive linjeposter i balancen.
At afstemme hovedbogen kan også betyde undersøgelse af en ubalanceret hovedbog, hvilket er, når summen af alle debiteringer ikke svarer til summen af alle kreditter i prøvebalancen. Denne proces involverer at undersøge debet- og kredittotaler på det enkelte kontoniveau for at se, hvilken konto der indeholder de uoverensstemmende debet og kreditter.
