Hvad er bogføring i regnskab?

Bogføring i regnskab er, når saldoen i underledgers og den almindelige journal flyttes til hovedbogen. Ved bogføring overføres kun den samlede saldo i en underpublik til hovedbogen, ikke de individuelle transaktioner i underposten. En regnskabschef kan vælge at engagere sig i udstationering relativt sjældent, såsom en gang om måneden eller måske så ofte som en gang om dagen.

Underledgers bruges kun, når der er en stor mængde transaktionsaktivitet i et bestemt regnskabsområde, f.eks. Beholdning, gæld, salg eller salg. Således gælder udstationering kun for disse situationer med større volumen. I transaktionssituationer med lavt volumen foretages poster direkte i hovedbogen, så der er ingen underledgers og derfor ikke behov for bogføring.

For eksempel udsteder ABC International 20 fakturaer til sine kunder i løbet af en uges periode, for hvilke totalerne i salgsunderskuddet er for salg på $ 300.000. ABCs controller opretter en postering for at flytte det samlede antal af disse salg til hovedbogen med en $ 300.000 debet til den tilgodehavende konto og en $ 300.000 kredit til indtægtskontoen.

Bogføring bruges også, når et moderselskab vedligeholder separate sæt bøger for hvert af dets datterselskaber. I dette tilfælde er regnskabsposterne for hvert datterselskab stort set de samme som underleverandører, så kontosummen fra datterselskaberne bogføres i moderselskabets. Dette kan også håndteres på et separat regneark gennem en manuel konsolideringsproces.

Bogføring er elimineret i nogle regnskabssystemer, hvor der ikke bruges underleverandører. I stedet gemmes al information direkte på de konti, der er anført i hovedbogen.

Når udstationering er ansat, skal en person, der undersøger oplysninger i hovedbogen, "uddybe" fra kontototalerne, der er bogført i de relevante hovedkontokonti, og søge i de detaljerede poster, der er angivet i de relevante underledgers. Dette kan medføre en betydelig mængde yderligere forskningsarbejde.

Fra perspektivet med at lukke bøgerne er bogføring et af de vigtigste proceduretrin, der kræves, før regnskaber kan oprettes. I denne proces skal alle justeringsposter til de forskellige underleverandører og generaljournaler foretages, hvorefter deres indhold bogføres til hovedbogen. Det er almindeligt på dette tidspunkt at indstille et lock-out-flag i regnskabssoftwaren, så der ikke kan foretages yderligere ændringer i underledgerne og journaler i den regnskabsperiode, der lukkes. Adgang til underleverandører og tidsskrifter åbnes derefter for den næste regnskabsperiode.

Hvis bogføring ved et uheld ikke finder sted som en del af afslutningsprocessen, vil totalerne i hovedbogen ikke være nøjagtige, og heller ikke de regnskaber, der udarbejdes fra hovedbogen.