Et bilag er et internt dokument, der beskriver og godkender betaling af en forpligtelse over for en leverandør. Det bruges mest i et manuelt betalingssystem, hvor det er en del af kontrolsystemet. Et bilag indeholder typisk følgende oplysninger:
Leverandørens identifikationsnummer
Det beløb, der skal betales
Datoen for betaling
De konti, der skal opkræves for at registrere forpligtelsen
Eventuelle gældende rabatvilkår for tidlig betaling
En godkendelsessignatur eller stempel
Kuponoplysninger kan samles i en pakke, hvor det grundlæggende bilagskort er vedhæftet leverandørfakturaen, bevis for modtagelse og indkøbsordre. Denne pakke er nyttig til opbevaring af relaterede dokumenter ét sted og gør det lettere at både retfærdiggøre og kontrollere gældsforretninger.
Et kupon oprettes efter modtagelse af en faktura fra en leverandør. Det er stemplet "betalt", når en check eller elektronisk betaling foretages til en leverandør, og arkiveres derefter sammen med eventuelle bilag.
Hvis der bruges kuponer til alle gældsforpligtelser, kan deres totaler sammenlægges for at bestemme det samlede beløb af udestående gæld. Denne funktion er ikke nødvendig i et edb-system, hvor den gældsrapport bruges i stedet.
Et kupon oprettes ikke, når en forpligtelse kun er påløbet (hvilket er i mangel af en leverandørfaktura). Kuponer bruges heller ikke i lønningsprocessen.
