Kontant over og kort konto

Cash over og short-kontoen er en konto i hovedbogen. Kontoen gemmer det beløb, hvormed den faktiske afslutningsbalance adskiller sig fra den indledende bogførte saldo af kontante penge plus eller minus eventuelle registrerede kontanttransaktioner i perioden.

Den primære anvendelse af kontant over- og kortkonto er i kontantintensive detail- eller bankmiljøer samt til håndtering af småpenge. I disse tilfælde skal kontantafvigelser opbevares på en enkelt, let tilgængelig konto. Disse oplysninger bruges derefter til at spore, hvorfor kontantniveauer varierer fra forventningerne, og til at eliminere disse situationer ved hjælp af bedre procedurer, kontroller og medarbejderuddannelse. Kontoen bruges således som grundlag for en detektivkontrol.

Cash over- og short-kontoen er et fremragende værktøj til at spore svindelsituationer, især når de spores på underkontoniveau for specifikke kasseapparater, småkasser osv. En undersøgelse af kontoen på dette detaljeringsniveau kan vise et løbende mønster af lavt niveau af likviditet, som ledelsen kan reagere på. For eksempel kan svigssituationer spores tilbage til de personer, der er direkte ansvarlige for et kasseapparat eller en pengekasse.

Cash over og short-kontoen er en udgiftskonto, og derfor aggregeres det normalt i linjeposten "andre udgifter" i resultatopgørelsen. Saldoen på kontoen har tendens til at være ret lille. En større saldo på kontoen er mere tilbøjelige til at udløse en undersøgelse, mens det måske ikke er omkostningseffektivt at undersøge en lille saldo.

Som et eksempel på, hvordan cash over- og short-kontoen fungerer, foretager en controller en månedlig gennemgang af en lille pengekasse, der skal indeholde en standard kontantsaldo på $ 200. Han finder ud af, at kassen indeholder $ 45 i kontanter og $ 135 i kvitteringer, hvilket kun udgør $ 180. Derfor mangler $ 20 kontant. Dette kontantunderskud registreres som en debet på kontantover- og kortkontoen (hvilket er en udgift) og en kredit til de små kontanter eller kontantkontoer (som er en aktivreduktion).

Alternativt, hvis der havde været for meget kontanter i småpengeboksen (en sjælden tilstand!), Ville posten blive omvendt med en debet til kontanter og en kredit til kontant over og kort konto.