Formålet med en prøvebalance

Formålet med en prøvebalance er at sikre, at alle poster i organisationens hovedbog er afbalanceret. En prøvebalance viser slutbalancen i hver hovedbankskonto. Det samlede dollarbeløb af debet og kreditter i hver bogføring skal formodes at matche. Derfor, hvis debiteringssummen og kreditbeløbet på en prøvebalance ikke stemmer overens, indikerer dette, at en eller flere transaktioner blev registreret i hovedbogen, der var ubalancerede.

Fra et praktisk perspektiv tillader regnskabssoftwarepakker ikke brugere at indtaste ubalancerede poster i hovedbogen. Dette betyder, at prøvebalancen ikke er nødvendig af enheder, der har edb-systemer. Hvis en virksomhed stadig bruger manuel journalføring, har prøvebalancen mere værdi, da det er muligt at oprette ubalancerede poster i et sådant system.

Når der anvendes et manuelt registreringssystem, bruges prøvebalancen også til at oprette regnskabet. Dette betyder, at kontosaldoer i prøvebalancen aggregeres manuelt i de linjeposter, der findes i årsregnskabet.

Revisorer bruger også prøvebalancen. De anmoder om det tidligt i en revision og overfører de afsluttende kontosaldoer fra denne rapport til deres revisionssoftware. De bruger derefter revisionsprocedurer til at teste disse saldi.