Dunning brev

Et dunning brev er en meddelelse sendt til en kunde om, at det er forsinket at betale en tilgodehavende konto til afsenderen. Dunning-breve følger typisk en progression fra høflige påmindelser til strengere krav til betaling, hvis kunden fortsat ikke reagerer på at betale. De første par breve, der sendes til en kunde, skal være høflige med teorien om, at kunden simpelthen har overset betaling, og virksomheden ønsker at bevare sin goodwill til fremtidig forretning.

Efterhånden som der går mere tid, begynder virksomheden at ændre sin antagelse om at gøre yderligere forretninger med kunden og har derfor en tendens til at bagatellisere mængden af ​​kundegoodwill, som den vil beholde til fordel for at blive betalt nu. Uanset brevets tone angiver den altid det skyldige beløb, datoen for den ubetalte faktura, nummeret på fakturaen og eventuelle bøder eller rentebøder for forsinket betaling.

På et eller andet tidspunkt efter den normale betalingsdato vil effektiviteten af ​​udstedelse af dunning-breve falde, så et firma afbryder deres brug og i stedet stoler på personlige kontakter, advokater og inkassobureauer.

Et svimlende brev kan tage forskellige fysiske former. Det var oprindeligt et brev, der kunne sendes med almindelig post, anbefalet post eller levering om natten for at formidle den stigende hastende karakter af anmodningen samt for at oprette en modtagelsesregister (i tilfælde af anbefalet post eller levering om natten) . Dog kan et dunning brev også sendes som en fax, e-mail eller endda en sms. Disse elektroniske leveringsmetoder kan komme på afveje (især en fax) og er muligvis ikke så effektive som den mere traditionelle papirbaserede metode.

Dunning-bogstaver genereres ofte af en computer uden menneskelig input overhovedet. Systemet er konfigureret til at bruge en bestemt tekst, hvis betalingen ikke er foretaget inden for et bestemt antal dage, og derefter bruge en anden tekst til bogstaver, der er genereret efter en længere tidsperiode uden betaling. Det kan være mere effektivt at udarbejde opgaven med at oprette og udstede dunning-breve til en tredjepart.

Kreditafdelingspersonalet kan med jævne mellemrum ændre timingen eller indholdet af disse automatisk genererede breve, hvis de føler, at en vis variation vil forbedre opkrævningshastigheden. Dette kan opnås med AB-test, hvor der udstedes to versioner af et dunning-brev, og effektiviteten af ​​hver enkelt overvåges; hvis en version resulterer i flere kundebetalinger, bliver denne version det nye standardbrevformat, der skal bruges.

Der er regler, der regulerer trusselsniveauet, der kan medtages i et dunning-brev, afhængigt af den offentlige jurisdiktion, hvor kunden er bosiddende, så du er nødt til at undgå for stride dunning-breve.

Et svimlende brev er ikke det samme som en månedsslutning. Der sendes en erklæring til alle kunder, der har ubetalte fakturaer i slutningen af ​​måneden. Opgørelsen inkluderer alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, selvom de endnu ikke skal betales. Erklæringen betragtes ikke som chikane, men snarere som en simpel kontoudtog fra et tidspunkt. Det betragtes dog stadig som et indsamlingsværktøj, da det kan resultere i kundehenvendelser om fakturaer, som de ikke har i deres optegnelser, og som de derfor ikke ville have betalt.