Sådan indsamles tilgodehavender

Indsamlingen af ​​tilgodehavender er afgørende, da den giver de nødvendige kontanter til at understøtte virksomhedens drift. Indsamling af tilgodehavender er ikke kun opgaven for opkrævningsafdelingen. I stedet for kræver det en virksomhedsomspændende indsats, fordi samlinger kan forbedres, før en faktura nogensinde udstedes til kunderne. Overvej følgende trin til indsamling af tilgodehavender:

Intern problemløsning

En rimelig andel af alle kundefakturaer betales ikke, fordi kunderne er utilfredse med de varer eller tjenester, de har modtaget. Dette er ikke samlingsafdelingens skyld. I stedet skal den øverste ledelse involveres i at følge op på hvert emne, som kunder har påpeget, såsom mislykkede produkter, utilstrækkelig service, beskadigede varer, forkerte varer sendt osv. I mange tilfælde vil de interne processer, der forårsagede disse problemer, gøre det igen, indtil der træffes korrigerende handlinger. Kort sagt, der skal være en aktiv feedback-loop, der sender kundeklager tilbage til en kerneledelsesgruppe for løbende problemløsning.

Samlingsledelse

Enhver, der er involveret i samlinger, skal have tid og ressourcer til at engagere sig i samlinger på en effektiv måde. Følgende punkter kan hjælpe med at forbedre afdelingens effektivitet:

  • Udstationering . Umiddelbar bogføring af kontanter, så indsamlingspersonalet ringer ikke kunder om fakturaer, de allerede har betalt.

  • Database . Et edb-indsamlingssystem, der sporer kundeløfter, automatisk ringer til kunder, automatisk sender e-mails med fakturaer og så videre. Dette øger effektiviteten af ​​indsamlingspersonalet betydeligt.

  • Personalesupport . Administrativt personale, der holder alle unødvendige distraktioner væk fra samlingens personale.

  • Planlægning af personale . Arbejdsplanlægning, der forhindrer indsamlingens personale i at blive involveret i andre aktiviteter end samlinger i spidsbelastning.

Samlingsteknikker

Der er en række standardteknikker, der bruges til at kontakte kunder og trække betalingsløfter fra dem. En stikprøve af de mere almindelige metoder er:

  • Udsæt dunning-breve eller e-mails, når det ser ud til, at kunderne har brug for en mildt formuleret påmindelse. Nogle virksomheder bruger en række af disse kommunikationer, hver med gradvis mere stram formulering.

  • Opdel de forfaldne tilgodehavender i grupper, hvor de højeste dollarsedler får mest løbende opmærksomhed. Dette fokuserer opmærksomheden på at indsamle de få fakturaer, der udgør størstedelen af ​​de forfaldne tilgodehavender.

  • Involver sælgere i indsamlingsindsatsen til større eller sværere indsamlingsopgaver, hvor deres kundeforbindelser kan være til hjælp.

  • Tilbyd at tage varer tilbage, for hvilke det er åbenbart, at betalingen ikke modtages.

  • Involver et advokatfirma i samlinger. Udstedelse af meddelelser på advokatfirmaets brevpapir kan formidle det indtryk, at virksomheden er ved at anlægge sag mod kunden.

  • Indsend et krav mod kunden i retten til mindre krav.