Indsamlingen af tilgodehavender er afgørende, da den giver de nødvendige kontanter til at understøtte virksomhedens drift. Indsamling af tilgodehavender er ikke kun opgaven for opkrævningsafdelingen. I stedet for kræver det en virksomhedsomspændende indsats, fordi samlinger kan forbedres, før en faktura nogensinde udstedes til kunderne. Overvej følgende trin til indsamling af tilgodehavender:
Intern problemløsning
En rimelig andel af alle kundefakturaer betales ikke, fordi kunderne er utilfredse med de varer eller tjenester, de har modtaget. Dette er ikke samlingsafdelingens skyld. I stedet skal den øverste ledelse involveres i at følge op på hvert emne, som kunder har påpeget, såsom mislykkede produkter, utilstrækkelig service, beskadigede varer, forkerte varer sendt osv. I mange tilfælde vil de interne processer, der forårsagede disse problemer, gøre det igen, indtil der træffes korrigerende handlinger. Kort sagt, der skal være en aktiv feedback-loop, der sender kundeklager tilbage til en kerneledelsesgruppe for løbende problemløsning.
Samlingsledelse
Enhver, der er involveret i samlinger, skal have tid og ressourcer til at engagere sig i samlinger på en effektiv måde. Følgende punkter kan hjælpe med at forbedre afdelingens effektivitet:
Udstationering . Umiddelbar bogføring af kontanter, så indsamlingspersonalet ringer ikke kunder om fakturaer, de allerede har betalt.
Database . Et edb-indsamlingssystem, der sporer kundeløfter, automatisk ringer til kunder, automatisk sender e-mails med fakturaer og så videre. Dette øger effektiviteten af indsamlingspersonalet betydeligt.
Personalesupport . Administrativt personale, der holder alle unødvendige distraktioner væk fra samlingens personale.
Planlægning af personale . Arbejdsplanlægning, der forhindrer indsamlingens personale i at blive involveret i andre aktiviteter end samlinger i spidsbelastning.
Samlingsteknikker
Der er en række standardteknikker, der bruges til at kontakte kunder og trække betalingsløfter fra dem. En stikprøve af de mere almindelige metoder er:
Udsæt dunning-breve eller e-mails, når det ser ud til, at kunderne har brug for en mildt formuleret påmindelse. Nogle virksomheder bruger en række af disse kommunikationer, hver med gradvis mere stram formulering.
Opdel de forfaldne tilgodehavender i grupper, hvor de højeste dollarsedler får mest løbende opmærksomhed. Dette fokuserer opmærksomheden på at indsamle de få fakturaer, der udgør størstedelen af de forfaldne tilgodehavender.
Involver sælgere i indsamlingsindsatsen til større eller sværere indsamlingsopgaver, hvor deres kundeforbindelser kan være til hjælp.
Tilbyd at tage varer tilbage, for hvilke det er åbenbart, at betalingen ikke modtages.
Involver et advokatfirma i samlinger. Udstedelse af meddelelser på advokatfirmaets brevpapir kan formidle det indtryk, at virksomheden er ved at anlægge sag mod kunden.
Indsend et krav mod kunden i retten til mindre krav.
