Definition af udgiftsrapport

En udgiftsrapport er en formular, der bruges til at spore forretningsudgifter. Det er mest udfyldt af medarbejderne at specificere udgifter, som de anmoder om refusion for. Kvitteringer er typisk knyttet til formularen, hvis de relaterede udgiftsbeløb overstiger et bestemt minimumsbeløb. Arbejdsgiveren undersøger indsendelserne for nøjagtighed og gyldighed og betaler medarbejderne de krævede beløb. Arbejdsgiveren kan derefter registrere de refunderede beløb som en forretningsomkostning, hvilket indgår i det regnskabsmæssige overskud og det skattepligtige overskud, der er indregnet.

Omkostningsrapporter kan også bruges til at specificere udgifter, der foretages i forhold til et indledende medarbejderforskud. I så fald registrerer arbejdsgiveren stadig de indsendte beløb som en forretningsomkostning, men der er ingen refusion; i stedet trækker arbejdsgiveren udgifterne fra beløbet for medarbejderens forskud.

En udgiftsrapport kan omfatte et antal virksomhedsspecifikke informationsfelter, men kræver normalt mindst følgende kerneoplysninger:

  • Dato for afholdelse af en udgift (matcher datoen på den tilhørende kvittering)

  • Omkostningens art (såsom flybilletter, måltider eller parkeringsgebyrer)

  • Omkostningens størrelse (svarer til beløbet for den relaterede kvittering)

  • Den konto, som udgiften skal opkræves til

  • En subtotal for hver type udgift

  • En subtraktion for eventuelle tidligere forskud betalt til medarbejderen

  • Det samlede beløb af det anmodede refusionsbeløb

En udgiftsrapportformular kan også indeholde et resumé af arbejdsgivers rejse- og underholdningspolitik, der definerer, hvilke udgifter der ikke tilbagebetales af virksomheden (såsom udgifter til underholdning på værelset).

Udgiftsrapportkonceptet kan også henvise til en detaljeret oversigt over udgifter, som hver afdeling i en virksomhed har afholdt i en rapporteringsperiode. Disse oplysninger undersøges for at se, om de faktiske afholdte udgifter var forskellige fra forventningerne, i hvilket tilfælde ledelsen kan undersøge årsagerne til disse afvigelser.