Forudbetalte udgiftsregnskaber

Definition af forudbetalte udgifter

En forudbetalt udgift er en udgift, der er betalt i en regnskabsperiode, men for hvilken det underliggende aktiv først forbruges for en fremtidig periode. Når aktivet til sidst forbruges, debiteres det for udgifter. Hvis de forbruges over flere perioder, kan der være en række tilsvarende omkostninger til udgift.

En forudbetalt udgift føres på en organisations balance som et aktuelt aktiv, indtil den forbruges. Årsagen til den nuværende aktivbetegnelse er, at de fleste forudbetalte aktiver forbruges inden for få måneder efter deres oprindelige registrering. Hvis en forudbetalt udgift sandsynligvis ikke forbruges inden for det næste år, klassificeres den i stedet på balancen som et langsigtet aktiv (en sjældenhed).

Et eksempel på en forudbetalt udgift er forsikring, der ofte betales forud for flere fremtidige perioder; en enhed registrerer oprindeligt disse udgifter som en forudbetalt udgift (et aktiv) og opkræver derefter udgifter over brugsperioden. En anden post, der almindeligvis findes på kontoen til forudbetalte udgifter, er forudbetalt leje.

Udgifter registreres som forudbetalte udgifter for bedre at matche deres indregning som udgifter med de perioder, hvor de faktisk forbruges. Hvis en virksomhed ikke brugte forudbetalingskonceptet, ville deres aktiver være noget undervurderede på kort sigt, ligesom deres overskud. Forudbetalingskonceptet bruges ikke under kontantgrundlaget for regnskab, hvilket ofte bruges af mindre organisationer.

Regnskab inden forudbetaling

Grundregnskabet for en forudbetalt udgift følger disse trin:

  1. Ved den første registrering af en leverandørfaktura i regnskabssystemet skal du kontrollere, at varen opfylder virksomhedens kriterier for en forudbetalt udgift (aktiv).

  2. Hvis varen opfylder virksomhedens kriterier, skal du debitere den på den forudbetalte udgiftskonto. Hvis ikke, skal du fakturere det fakturerede beløb til udgiften i den aktuelle periode.

  3. Registrer udgiftsbeløbet i det forudbetalte regneark til afstemning af udgifter.

  4. Ved afslutningen af ​​regnskabsperioden skal du fastslå antallet af perioder, over hvilke varen afskrives, og indtaste disse oplysninger i afstemningsarket. Denne post skal omfatte den lineære afskrivning, der vil blive opkrævet i hver af de gældende perioder.

  5. Ved afslutningen af ​​regnskabsperioden skal du oprette en justeringspost, der afskriver det forudbestemte beløb til den mest relevante udgiftskonto.

  6. Når alle afskrivninger er afsluttet, skal du kontrollere, at summen i regnearket svarer til den samlede saldo på den forudbetalte udgiftskonto. Hvis ikke, afstem de to og juster efter behov.

En bedste praksis er ikke at registrere mindre udgifter på den forudbetalte udgiftskonto, da det kræver for stor indsats at spore dem over tid. I stedet skal du opkræve disse mindre beløb til udgifter, når de afholdes. For at udvide dette koncept yderligere skal du overveje at opkræve resterende saldi til udgift, når de først er afskrevet til et bestemt minimumsniveau. Begge disse handlinger skal være underlagt en formel regnskabspraksis, der angiver tærsklen, hvormed forudbetalte udgifter skal afholdes.

Eksempel på forudbetalte udgifter

Et firma betaler $ 60.000 i forvejen for ansvarsforsikring for direktører og officerer for det kommende år. Journalen er: