En tjekliste til intern kontrol er beregnet til at give en organisation et værktøj til at evaluere tilstanden af dens interne kontrolsystem. Ved regelmæssigt at sammenligne tjeklisten med faktiske systemer kan man se kontrolnedbrud, der skal afhjælpes. Når der følges regelmæssigt, har en tjekliste følgende fordele:
Der er færre revisionskommentarer om svagheder ved intern kontrol
Ledelsen kan sikre sig, at rapporterede økonomiske resultater er nøjagtige
Der er en reduceret risiko for aktivtab på grund af svig
Der er mindre chance for, at organisationen ikke overholder gældende lovgivningsmæssige krav
Intern kontrol er et system med politikker, procedurer, gennemgang, adskillelse af opgaver og andre aktiviteter, der bruges til at minimere risikoen for aktivtab, producere nøjagtige årsregnskaber og udføre operationer på en effektiv og ordnet måde.
Når man gennemgår en intern kontrolcheckliste, er hensigten at få øje på eventuelle manglende eller svage kontroller. En sådan konstatering indikerer ikke automatisk tilstedeværelsen af et kontrolproblem, der kræver afhjælpning. Hvis der er modregning i andre steder i systemet, kan en svag kontrol betragtes som acceptabel. For eksempel, hvis en signaturplade bruges til at underskrive checks, kan dette betragtes som en kontrolsvaghed, bortset fra at der kræves en formel godkendelse opstrøms for hver udstedt indkøbsordre. Denne modregningskontrol sikrer, at køb stadig er godkendt et eller andet sted i indkøbssystemet.
Den interne kontrolcheckliste kan være massiv og er skræddersyet til den enkelte virksomheds behov. For eksempel er kontrollerne, der bruges til et kasino (med dets tunge brug af kontanter), meget forskellige fra kontrollerne, der bruges i et softwareudviklingsselskab (som måske aldrig bruger kontanter overhovedet). Her er et udvalg af de kontrolelementer, der kan findes i en typisk virksomhed:
Tjekliste til kontrol af gæld:
Alle fakturaer større end $ 50 er godkendt af en manager
Der gennemføres en trevejsmatch af indkøbsordren, modtagelsesdokumentet og leverandørfakturaen
Tom kontrol gemmes et låst sted
Sekvensen af kontrolnumre spores
Checks underskrives manuelt
Fakturaer stemples "betalt", når de er betalt
Tjekliste til kundefakturering:
Alle rabatter og specialpriser er bekræftet
Fakturaer kontrolleres for fejl
Uovertruffen konnossement gennemgås
Salgsordresummen sammenlignes med fakturasummen
Opgørelser om ubetalte beløb udstedes til kunder
Tjekliste til lønkontrol:
Timelister matches med en liste over nuværende medarbejdere
De timer, der er angivet på timelister, er godkendt af vejledere
De samlede tal, der er indtastet i lønsystemet, matches med timearkets totaler
Det foreløbige lønaregister gennemgås og godkendes af lønschefen
Alle lønskontrol distribueres manuelt til de personer, der er nævnt på checkene
