Bankens afstemningsproces

Bankafstemningsprocessen involverer sammenligning af de interne og bankregistreringer for en bankkonto og justering af de interne poster efter behov for at bringe de to i overensstemmelse. Dette gøres for at sikre, at en organisations registrerede kontantsaldo er nøjagtig. Bankafstemningsprocessen gennemføres normalt med bankafstemningsmodulet i en regnskabssoftwarepakke. Forudsat at dette er tilfældet, skal du følge disse trin for at gennemføre en bankafstemning:

  1. Få adgang til bankoptegnelser . Få adgang til den online kontoudtog, som banken har leveret til virksomhedens kontantkonto (formodentlig dens kontrolkonto).

  2. Adgang til software . Få adgang til bankafstemningsmodulet i regnskabssoftwaren.

  3. Opdater uklarede checks . Gå til kontrolafsnittet i bankafstemningsmodulet. Systemet viser en liste over uklarede checks. Match denne liste med checks mod listen over checks, der har ryddet banken, som angivet på kontoudtoget. I bankafstemningsmodulet skal du markere alle checks, der har ryddet banken. Følgende problemer kan opstå:

    • Hvis nogen kontrol, der er registreret af banken som clearet, er anført på kontoudtoget med forskellige beløb end det, virksomheden registrerede, skal du få adgang til det checkbillede, der er lagt ud på bankens websted, for at kontrollere beløbet på checken. Hvis virksomheden registrerede det forkert, skal du foretage en justeringspost for at matche checkbeløbet med det beløb, der er registreret af banken.

    • Hvis nogen kontrol, der er registreret af banken som clearet, er angivet forkert af banken, skal du kontakte banken og sende dem dokumentation for fejlen. Denne forskel mellem de registrerede beløb i banken og virksomheden forbliver indtil det tidspunkt, hvor banken justerer sine optegnelser. I mellemtiden vil forskellen være en afstemning.

  4. Opdater indskud i transit . Gå til indskudsafsnittet i bankafstemningsmodulet. Systemet viser en liste over indskud i transit. Match disse indskud med listen over indskud, der har ryddet banken som angivet på kontoudtoget. I bankafstemningsmodulet skal du markere alle indskud, der har ryddet banken. Følgende problemer kan opstå:

    • Banken har muligvis registreret nogle indskud, som virksomheden ikke registrerede. I så fald skal du få adgang til det checkbillede, der er offentliggjort på bankens websted, for at kontrollere, hvem der har udstedt checken og størrelsen på den. Registrer dette depositum i virksomhedens optegnelser.

    • Virksomheden kan have registreret nogle indskud, der ikke blev registreret af banken. Dette kan skyldes en utilstrækkelig pengesituation, eller fordi banken ikke accepterer udenlandske checks. Disse indskud vil afstemme varer, indtil virksomheden kan overbevise banken om at deponere dem eller finder en alternativ måde at konvertere de indskudte checks til kontanter. Det kan også kræve, at disse deponerede poster vendes i virksomhedens optegnelser.

  5. Indtast nye udgifter . Indtast som udgifter i virksomhedens optegnelser alle udgiftsposter, som banken registrerede på kontoen. Eksempler på sådanne udgifter er:

    • Ikke tilstrækkelige gebyrer . Dette er et gebyr, der opkræves til virksomheden for enhver check, der er deponeret (eller udstedt), for hvilken udsteder ikke havde tilstrækkelige midler.

    • Tjek udskrivningsgebyrer . Dette er et gebyr, der opkræves, når virksomheden bestiller ny checklager gennem banken.

    • Servicegebyrer . Banken opkræver gebyrer for varer som checkbehandling, depositumbehandling, direkte depositumbetalinger og bankoverførsler udstedt og modtaget (kendt som løftegebyrer).

  6. Indtast banksaldo . Indtast den afslutningsbalance, der er angivet på kontoudtoget, i bankafstemningsmodulet.

  7. Gennemgå forsoning . Softwaren skal nu præsentere enhver forskel i den endelige kontantsaldo, der er registreret af virksomheden og banken sammen med eventuelle afstemmende poster, såsom udestående checks og indskud i transit. Hvis der ikke er nogen udokumenteret afstemning, skal du udskrive bankafstemningen og gemme den.

  8. Fortsæt efterforskningen . Hvis der er en udokumenteret afstemningspost, skal du gennemgå de netop noterede trin i bankafstemningsprocessen. Hvis der stadig er en udokumenteret afvigelse, skal du gå tilbage til bankafstemningerne for de foregående perioder og se, om afvigelsen opstod i en forudgående periode. I så fald skal du undersøge de tidligere perioder for at finde forskellen.

  9. Juster for immaterielle genstande . Hvis den resterende forskel er uvæsentlig, kan det være acceptabelt at registrere forskellen i virksomhedens bøger i stedet for at bruge tid på yderligere undersøgelsesaktiviteter.

I betragtning af den tid, det tager at afslutte bankafstemningsprocessen, forsøger nogle virksomheder at minimere dens indvirkning på afslutningsprocessen ved periodeafslutning ved at køre en daglig afstemning. Ved at gøre dette er eventuelle tilbageværende afstemningsposter ved månedens udgang så små, at de kan udføres på få minutter.