Bankafstemning

Oversigt over bankafstemning

En bankafstemning er processen med at matche saldoen i en virksomheds regnskabsoptegnelser for en kontantkonto med de tilsvarende oplysninger på en kontoudtog. Målet med denne proces er at fastslå forskellene mellem de to og bogføre ændringer i regnskabsregistret efter behov. Oplysningerne på kontoudtoget er bankens fortegnelse over alle transaktioner, der påvirker enhedens bankkonto i den sidste måned.

En bankafstemning skal gennemføres med jævne mellemrum for alle bankkonti for at sikre, at en virksomheds likviditetsregistreringer er korrekte. Ellers kan den finde ud af, at kontantbeholdninger er meget lavere end forventet, hvilket resulterer i afviste checks eller kassekrav. En bankafstemning vil også opdage nogle typer svindel efter det faktum; disse oplysninger kan bruges til at designe bedre kontroller over modtagelse og betaling af kontanter.

Hvis der er så lidt aktivitet på en bankkonto, at der virkelig ikke er behov for en periodisk bankafstemning, skal du stille spørgsmålstegn ved, hvorfor kontoen overhovedet findes. Det kan være bedre at afslutte kontoen og rulle eventuelle resterende midler til en mere aktiv konto. Ved at gøre det kan det være lettere at investere de resterende midler samt at overvåge investeringens status.

I det mindste skal du foretage en bankafstemning kort efter udgangen af ​​hver måned, når banken sender virksomheden en kontoudtog, der indeholder bankens begyndende kontantsaldo, transaktioner i løbet af måneden og afslutning af kontantsaldoen. Det er endnu bedre at foretage en bankafstemning hver dag baseret på bankens månedlige oplysninger, som skal være tilgængelige på bankens websted. Ved at afslutte en bankafstemning hver dag kan du få øje på og rette problemer med det samme. Især vil en daglig afstemning fremhæve ACH-debiteringer fra den konto, som du ikke godkendte; Du kan derefter installere en debetblok på kontoen for at forhindre, at disse ACH-debet bruges til at trække penge fra kontoen uden din tilladelse.

Det er yderst usandsynligt, at en virksomheds afslutningsbalance og bankens afslutningsbalance vil være identiske, da der sandsynligvis er flere betalinger og indskud under transport til enhver tid samt banktjenestegebyrer (for at modtage checks, registrere indskud og så ud), sanktioner (normalt for overtræk) og ikke tilstrækkelige midler indskud, som virksomheden endnu ikke har registreret.

Den væsentlige processtrøm for en bankafstemning er at starte med bankens afslutning på kontantbeholdningen, tilføje eventuelle indskud i transit fra virksomheden til banken, trække enhver kontrol, der endnu ikke har ryddet banken, og enten tilføje eller fratrække andre genstande. Gå derefter til virksomhedens afslutningsbalance, og træk eventuelle banktjenestegebyrer, NSF-checks og sanktioner fra det, og tilføj enhver optjent rente. Ved afslutningen af ​​denne proces skal den justerede banksaldo svare til virksomhedens endelige justerede likviditetssaldo.

Bankafstemningsterminologi

De vigtigste vilkår, man skal være opmærksom på, når man beskæftiger sig med en bankafstemning, er:

  • Depositum i transit . Kontanter og / eller checks, der er modtaget og registreret af en enhed, men som endnu ikke er blevet registreret i den bank, hvor virksomheden deponerer midlerne. Hvis dette sker ved udgangen af ​​måneden, vises depositumet ikke på kontoudtoget og bliver således en afstemmende post i bankafstemningen. Et depositum i transit finder sted, når et depositum ankommer til banken for sent til, at det kan registreres den dag, eller hvis enheden sender depositumet til banken (i hvilket tilfælde en mail-float på flere dage kan forårsage en forsinkelse) eller enhed har slet ikke sendt depositum til banken.

  • Fremragende kontrol . En checkbetaling, der er registreret af den udstedende enhed, men som endnu ikke har ryddet sin bankkonto som fradrag i kontanter. Hvis banken endnu ikke har ryddet banken inden udgangen af ​​måneden, vises den ikke på kontoudtoget efter måned, og det er også en afstemningspost i bankafstemningen efter måned.

  • NSF-kontrol . En check, der ikke blev overholdt af banken i den enhed, der udsteder checken, med den begrundelse, at enhedens bankkonto ikke indeholder tilstrækkelige midler. NSF er et akronym for "ikke tilstrækkelige midler." Enheden, der forsøger at indløse en NSF-check, kan opkræve et behandlingsgebyr af sin bank. Enheden, der udsteder en NSF-check, vil helt sikkert blive opkrævet et gebyr af sin bank.

Bankafstemningsprocedure

Følgende bankafstemningsprocedure forudsætter, at du opretter bankafstemningen i en regnskabssoftwarepakke, hvilket gør afstemningsprocessen lettere:

  1. Indtast modulet til bankafstemningssoftware. En liste over ikke-afklarede checks og uafklarede indskud vises.

  2. Marker afkrydsningsfeltet i bankafstemningsmodulet, der er anført på kontoudtoget som ryddet banken.

  3. Afkryds i bankafstemningsmodulet alle indskud, der er anført på kontoudtoget, som har ryddet banken.

  4. Indtast som udgifter alle bankgebyrer, der vises på kontoudtoget, og som ikke allerede er registreret i virksomhedens optegnelser.

  5. Indtast slutbalancen på kontoudtoget. Hvis bog- og banksaldoen stemmer overens, skal du bogføre alle ændringer, der er registreret i bankafstemningen, og lukke modulet. Hvis saldoen ikke stemmer overens, skal du fortsætte med at gennemgå bankafstemningen for yderligere afstemningsposter. Se efter følgende ting:

  • Checks, der er registreret i bankoptegnelserne til et andet beløb end det, der er registreret i virksomhedens optegnelser.

  • Indskud registreret i bankoptegnelserne til et andet beløb end det, der er registreret i virksomhedens optegnelser.

  • Checks, der er registreret i bankoptegnelserne, der slet ikke er registreret i virksomhedens optegnelser.

  • Indskud registreret i bankoptegnelser, der slet ikke er registreret i virksomhedens optegnelser.

  • Indgående bankoverførsler, hvorfra der er trukket løftegebyr.

Problemer med bankafstemning

Der er flere problemer, der løbende opstår som en del af bankafstemningen, og som du skal være opmærksom på. De er:

  • Uklarede checks, der fortsat ikke præsenteres . Der vil være et resterende antal checks, der enten ikke præsenteres for banken til betaling i lang tid, eller som aldrig præsenteres for betaling. På kort sigt skal du behandle dem på samme måde som enhver anden uklaret kontrol - bare hold dem i listen over uklarheder i din regnskabssoftware, så de bliver en løbende afstemningspost. På lang sigt skal du kontakte betalingsmodtageren for at se, om de nogensinde har modtaget checken; du bliver sandsynligvis nødt til at annullere den gamle check og udstede dem en ny.

  • Checks rydder banken efter at være blevet annulleret . Som bemærket i det foregående specialnummer, hvis en check forbliver uklar i lang tid, vil du sandsynligvis annullere den gamle check og udstede en erstatningskontrol. Men hvad hvis betalingsmodtageren indløser den originale check? Hvis du annullerede det med banken, skulle banken afvise checken, når den blev præsenteret. Hvis du ikke annullerede det i banken, skal du registrere checken med en kredit på kontantkontoen og en debet for at angive grunden til betalingen (såsom en udgiftskonto eller en stigning i en kontantkonto eller et fald i en passivkonto). Hvis betalingsmodtageren endnu ikke har indløst erstatningskontrollen, skal du straks annullere den med banken for at undgå en dobbelt betaling. Ellers skal du fortsætte tilbagebetalingen af ​​den anden check hos betalingsmodtageren.

  • Deponerede checks returneres . Der er tilfælde, hvor banken nægter at deponere en check, normalt fordi den trækkes på en bankkonto i et andet land. I dette tilfælde skal du vende den oprindelige post, der er relateret til det indskud, som vil være en kredit på kontantkontoen for at reducere kontantsaldoen med en tilsvarende debet (stigning) på den tilgodehavende konto.

En anden mulighed, der kan forårsage problemer, er, at de datoer, der dækkes af kontoudtoget, er ændret, så nogle poster er inkluderet eller ekskluderet. Denne situation bør kun opstå, hvis nogen hos virksomheden anmodede banken om at ændre slutdatoen for virksomhedens bankkonto.

Eksempel på bankafstemning

ABC International lukker sine bøger for måneden, der sluttede den 30. april. ABCs controller skal forberede en bankafstemning baseret på følgende spørgsmål:

  1. Kontoudtoget indeholder en afsluttende banksaldo på $ 320.000.

  2. Kontoudtoget indeholder en udskrivningsafgift på $ 200 for nye checks, som virksomheden bestilte.

  3. Kontoudtoget indeholder et servicegebyr på $ 150 for drift af bankkontoen.

  4. Kontoudtoget afviser et depositum på $ 500 på grund af utilstrækkelige midler og opkræver et gebyr på $ 10 forbundet med afvisningen.

  5. Kontoudtoget indeholder renteindtægter på $ 30.

  6. ABC udstedte $ 80.000 af checks, der endnu ikke har ryddet banken.

  7. ABC deponerede $ 25.000 checks ved månedens udgang, der ikke blev deponeret i tide til at blive vist på kontoudtoget.

Controlleren opretter følgende afstemning: