Modtagende rapport

En modtagende rapport bruges til at dokumentere indholdet af en levering til en virksomhed. Formularen udfyldes af det modtagende personale i virksomheden, der accepterer de leverede varer. Følgende oplysninger er typisk inkluderet i en modtagende rapport:

  • Dato og klokkeslæt for leveringens modtagelse
  • Navn på det rederi, der leverede varerne
  • Navn på hver modtaget vare
  • Mængde af hver modtaget vare
  • Det bemyndigende indkøbsordrenummer, hvis det er angivet i leveringsdokumentationen eller kassen
  • De modtagne varers tilstand. Dette kan være en negativ post, hvor kun beskadigede varer noteres.

Den modtagende rapport kan bruges på flere måder, herunder følgende:

  • Returnerer . Hvis visse varer skal returneres, dokumenterer den modtagende rapport årsagen til returneringen, såsom beskadigede varer.
  • Gæld . Den modtagende rapport kan bruges som bevis for modtagelse i trevejs-matchningsprocessen. Denne tilgang bruges mere almindeligt til køb i større dollars.
  • Periodeafgrænsning . Regnskabspersonalet kan bruge modtagelsesrapporter, der blev afsluttet nær månedsslutningen, til at påløbe udgifter til leverandørfakturaer, der endnu ikke er ankommet.

En hovedkopi af hver modtagende rapport er gemt i den modtagende afdeling. Kopier sendes til andre afdelinger som krævet af virksomhedens procedurer, såsom kopien sendt til det gældende personale for at dokumentere modtagne varer.

Fra et kontrolperspektiv kan det være nyttigt at entydigt nummerere hver modtagende rapport. Sekvensen af ​​numre kan derefter undersøges for at se, om der modtages modtagende rapporter.