Ledelse undtagelsesvis

Ledelse ved undtagelse er praksis med at undersøge de økonomiske og operationelle resultater for en virksomhed og kun bringe ledelsens opmærksomhed på spørgsmål, hvis resultaterne repræsenterer betydelige forskelle fra det budgetterede eller forventede beløb. For eksempel kan virksomhedens controller kræves at underrette ledelsen om de udgifter, der er større end $ 10.000 eller 20% højere end forventet.

Formålet med management by exception-konceptet er kun at forstyrre ledelsen med de vigtigste afvigelser fra den planlagte retning eller resultaterne af virksomheden. Ledere vil sandsynligvis bruge mere tid på at tage sig af og rette disse større afvigelser. Konceptet kan finjusteres, så mindre afvigelser gøres opmærksom på ledere på lavere niveau, mens en massiv afvigelse rapporteres direkte til den øverste ledelse.

Fordele ved ledelse ved undtagelse

Der er flere gyldige grunde til at bruge denne teknik. De er:

  • Det reducerer mængden af ​​økonomiske og operationelle resultater, som ledelsen skal gennemgå, hvilket er en mere effektiv udnyttelse af deres tid.

  • Rapportskriveren, der er knyttet til regnskabssystemet, kan indstilles til automatisk at udskrive rapporter med angivne intervaller, der indeholder de forudbestemte undtagelsesniveauer, hvilket er en minimalt invasiv rapporteringsmetode.

  • Denne metode giver medarbejderne mulighed for at følge deres egne tilgange til at opnå de resultater, der kræves i virksomhedens budget. Ledelsen træder kun ind, hvis der findes undtagelsesbetingelser.

  • Virksomhedens revisorer vil foretage forespørgsler om store undtagelser som led i deres årlige revisionsaktiviteter, så ledelsen bør undersøge disse spørgsmål inden revisionen.

Ulemper ved ledelse ved undtagelse

Der er flere problemer med konceptet management by exception, som er:

  • Dette koncept er baseret på eksistensen af ​​et budget, mod hvilket de faktiske resultater sammenlignes. Hvis budgettet ikke var godt formuleret, kan der være et stort antal afvigelser, hvoraf mange er irrelevante, og som vil spilde tiden for enhver, der undersøger dem.

  • Konceptet kræver brug af finansielle analytikere, der udarbejder variansoversigter og præsenterer disse oplysninger for ledelsen. Således kræves et ekstra lag af virksomhedsomkostninger for at få konceptet til at fungere korrekt. En inkompetent analytiker genkender muligvis ikke et potentielt alvorligt problem og vil ikke bringe ledelsen opmærksom på det.

  • Dette koncept er baseret på kommando-og-kontrol-systemet, hvor forholdene overvåges og beslutninger træffes af en central gruppe af seniorledere. Du kan i stedet have en decentraliseret organisationsstruktur, hvor lokale ledere kan overvåge forholdene dagligt og derfor ikke har brug for et undtagelsesrapporteringssystem.

  • Konceptet forudsætter, at kun ledere kan rette afvigelser. Hvis en virksomhed i stedet var struktureret således, at frontlinjemedarbejdere kunne håndtere de fleste afvigelser, så snart de opstår, ville der undtagelsesvis være lidt behov for ledelse.